Tags

DASAR – DASAR MANAJEMEN – FUNGSI PENGORGANISASIAN

(ORGANIZING/AT-TANDZIM)

oleh : Dr. Hj. Retina Sri Sedjati, Apt., MM

  1. A.    Pengertian dan Struktur Organisasi

Secara sederhana, pengertian organisasi adalah suatu system usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama. Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchaeard menyatakan bahwa, pengorganisasian sebagai kegiatan memadukan sumber-sumber, yaitu manusia, modal dan fasilitas, serta menggunakan sumber-sumber itu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Ditinjau dari prosesnya organisasi adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusunan suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan kerjasama. Kerangka tersebut bisa terjadi dengan mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dan membagi tugas diantara orang-orang yang harus melaksanakan. Dari definisi tersebut akan terlihat pula wewenang dan tanggung jawab masing-masing serta jalinan hubungan kerja diantara orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Menurut Edgar H. Schein, organisasi adalah kemandirian sejumlah kegiatan manusia yang direncanakan untuk mencapai suatu maksud atau tujuan bersama melalui pembagian tugas dan fungsi serta melalui serangkaian wewenang dan tanggung jawab.

Menurut James D. Money organisasi merupakan setiap kerjasama manusia untuk mencapai tujuan bersama. Atau kelompok kerjasama beberapa atau banyak orang untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, ada tiga unsur yang harus ada dalam organisasi, yaitu : a) system kerjasama, b) sekelompok orang, dan c) proses pembagian kerja untuk mencapai tujuan bersama.

Secara ringkas dapat diberikan batasan organisasi sebagai berikut :

  1. Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.
  2. Dalam arti bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan.
  3. Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan.

Sedangkan struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.

Selain itu, struktur organisasi memperlihatkan tingkat spesialisasi aktivitas tersebut. Struktur organisasi juga menjelaskan hirarki dan susunan kewenangan, serta hubungan pelaporan (siapa melapor kepada siapa). Dengan adanya struktur organisasi, maka stabilitas dan komunitas organisasi bisa tetap bertahan.

  1. B.     Prinsip Dasar & Jenis – Jenis Organisasi
  2. a.      Prinsip Dasar Organisasi

Prinsip dasar perilaku organisasi :

  1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai proses teknik secara ketat (peranan, prosedur dan prinsip).
  2. Manajemen harus sistematis, pendekatannya harus dengan pertimbangan konservatif.
  3. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi.
  4. Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi sangat dibutuhkan.
  5. b.      Jenis – Jenis Organisasi

Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali dijumpai bentuk organisasi, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Organisasi dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu organisasi untuk mencari keuntungan menjadi dua, yaitu organisasi untuk mencari keuntungan dan organisasi sosial.

  1. 1.      Organisasi untuk Mencari Keuntungan

Yang dimaksud dengan organisasi untuk mencari keuntungan atau organisasi profit adalah organisasi yang didirikan dengan tujuan untuk mencari keuntungan misalnya Perseroan Terbatas (PT), Perusahaan Dagang (PD), dan Perusahaan Umum (Perum).

Ciri-ciri organisasi untuk mencari keuntungan adalah :

  1. Bertujuan mencari keuntungan,
  2. Karyawan atau tenaga kerja mendapat imbalan berupa gaji dan tunjangan lain, dan,
  3. Dijalankan oleh orang-orang yang memiliki kemampuan.
  4. 2.      Organisasi Sosial

Yang dimaksud dengan organisasi sosial atau organisasi kemasyarakatan adalah organisasi yang tidak bertujuan untuk mencari keuntungan. Organisasi ini bertujuan untuk melayani kesejahteraan masyarakat atau membantu masyarakat. Termasuk dalam organisasi ini adalah Yayasan anak yatim piatu, Panti Asuhan, Karang Taruna, RRT, RW, dan lain sebagainya.

Ciri-ciri organisasi ini antara lain sebagai berikut :

  1. Bertujuan mensejahterakan masyarakat, terutama yang menajdi anggotanya,
  2. Karyawan atau tenaga kerja tidak digaji atau mendapat imbalan,
  3. Karyawan bekerja secara sukarela.
  4. C.    Tujuan, Bnetuk & Elemen Struktur Organisasi
  5. 1.      Tujuan dan Fungsi Organisasi

Pada umumnya, tujuan organisasi (organization goal) mengandung dua unsur strategis, yaitu :

  1. Hasil akhir yang ingin dicapai
  2. Kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut

Dalam bukunya, Manullang Davis membagi tujuan organisasi menjadi tiga jenis yaitu :

  1. Tujuan primer berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung ataupun tidak langsung kepada masyarakat dalam pembuatan barang dan jasa.
  2. Tujuan kolateral nilai umum dalam pengertian luas demi kebaikan masyarakat.
  3. Tujuan sekunder, berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektivitas dalam pencapaian tujuan diatas.

Adapun fungsi tujuan organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut :

  1. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut tanpa terkecuali.
  2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada disekitarnya.
  3. Sebagai standar pelaksanaan dengan melaksanakan diri pada tujuan yang akan dicapai yang yang dibuat secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota lainnya.
  4. Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misal dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnnya dengan baik, menghasilkan produk diatas standard an lain sebagainyayang akhirnya dapat meendorong anggota lainnya.
  5. Sebagai unsur rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.

Peter Drucker menetapkan delapan unsur yang harus ada dalam suatu organisasi didalam menetapkan tujuan, yaitu ;

  1. Posisi pasar, berupa market share yang dapat dikuasai oleh perusahaan, hal ini dengan melihat berapa besar langganan dan produk yang dapat dikuasai, segmen pasar dan saluran distribusi yang digunakan.
  2. Produktivitas, yaitu dengan menghitung antar  input yang digunakan dengan output yang dicapai, yang merupakan efisiensi perusahaan.
  3. Sumberdaya fisik dan keuangan, dengan memperhatikan teknologi yang digunakan dan sumberdaya yang diperlukan dihubungkan dengan besarnya posisi keuangan yang dimiliki.
  4. Profitabilitas, pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa rupiah yang diterima dengan melakukan riset and development, tersedianya capital untuk renovasi teknologi dan kompensasi yang diterima.
  5. Inovasi, yaitu pembaharuan-pembaharuan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru, teknologi yang lebih canggih misalnya, yang didasarkan pada kebutuhan yang terus bertambah.
  6. Prestasi dan pengembangan manajer, dengan memperhatikan pada kualitas manajemen untuk pengembangan para manajer.
  7. Prestasi dan sikap karyawan, dengan menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut factor-faktor karyawan dalam pencapaian efektivitas kerja.
  8. Tanggung jawab solusi dan public, guna menangani gejolak yang terjadi diperusahaan yang dilakukan oleh para karyawan berupa pemogokan ataupun unjuk rasa, hukum, pemerintaha dan kelompok masyarakat lainnya.
  9. 2.      Bentuk – Bentuk dan Struktur Organisasi

Parrow membagi tujuan menjadi lima bentuk :

  1. Sociental Goals, dibagi menjadi bagian-bagian karena organisasi sifatnya luas untuk memenuhi kebutuhan dari masyarakat.
  2. Output Goals, menghasilkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen dalam bentuk konsumsi.
  3. System Goals, pelaksanaan semua fungsi organisasi dilakukan dengan system yang biasa digunakan dalam organisasi tersebut.
  4. Product Goals, berdasarkan pada produk yang dihasilkan oleh organisasi atau perusahaan.
  5. Derived Goals, dihubungkan dan disarkan pada tujuan-tujuan lainnya yang ada dalam organisasi.

Disamping bentuk-bentuk tujuan organisasi sebagai pelengkap fungsi organisasi maka harus ada struktur organisasi yang menjelaskan pembagian aktivitas kerjas, serta memperhatikan hubungan fungsi dan aktvitas sampai batas-batas tertentu.

Ada empat elemen dalam struktur organisasi, yaitu :

  1. Adanya spesialisasi kegiatan kerja

Spesialisasi aktivitas atau kegiatan kerja, mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja diseluruh oraganisasi ?(pembagian kerja) seta penyatuan tugas-tugas tersebut kedalam unit kerja.

  1. Adanya standarisasi kegiatan kerja

Standrisasi aktivitas (kegiatan kerja), merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menuju kelayakdugaan (predicatibility) aktivitas-aktivitasnya.

  1. Adanya koordinasi kegiatan kerja

Koordinasi kegiatan kerja (aktivitas), adalah prosedur dalam memadukan fungsi-fungsi sub-unit dalam organisasi. Mekanisme standarisasi aktivitas akan memudahkan pengkoordinasian aktivitas khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki pola rumit.

  1. Besaran seluruh organisasi

Besar unit kerja (Seluruh organisasi), berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam suatu kelompok kerja.

Seseorang yang mewakili perusahaan akan menyusun struktur organisasi dan sbu unitnya sedemikian rupa agar sesuai dengan tujuan dan kemampuan organisasi. Pada kenyataannya, sturktur organsisi sangat kompleks untuk dijelaskan secara lisan. Karena itu perlu dibuat bagan organisasi yang menggambarkan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi dalam organisasi, serta hubungan seluruh fungsi, departemen atau posisi tersebut. Berikur dikenal beberapa model dari sturktur organisasi :

  • Organisasi Garis. Bentuk organisasi ini paling sederhana. Ciri-cirinya :

–          Jumlah karyawan relative sedikit,

–          Organisasi relative kecil,

–          Karyawan saling mengenal secara akrab,

–          Spesialisasi kerja masih relative rendah.

  • Organisasi Fungsional

Ciri struktur organisasi fungsional adala setiap atasan mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan yang ada sepanjang masih ada hubungannya dengan fungsi yang dimiliki atasan. Dalam praktek, struktur organisasi ini kadang-kadang menimbulkan kerancuan bagi bawahan dalam menjalankan perintah.

  • Organisasi Garis dan Staf

Jika suatu organisasi berkembang semakin besar, mungkin sekali akan timbul berbagai kesulitan bagi pimpinan untuk mengambil keputusan, sehingga ia merasa perlu meminta bantuan orang lain yang dirasanya lebih mampu. Karena itu dibentuklah staf penasihat yang merupakan kumpulan ahli dalam bidang-bidang tertentu.

  • Organisasi Gabungan

Bentuk organisasi gabungan pada dasarnya merupakan kombinasi struktur organisasi yang telah disebutkan diatas, sehingga dapat berupa gabungan dari organisasi garis dan staf, garis dan fungsional, fungsional dan staf atau kombinasi dari ketiganya. Kebaikan dan kelemahan bentuk organisasi campuran atau gabungan ini akan mengikuti kebaikan dan kelemahan bentuk organisasi yang digabungkan.

  • Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks sering diterapkan pada organisasi yang memiliki pekerjaan-pekerjaan yang relative besar. Secara nyata terlihat bahwa dalam menangani proyek yang cukup besar dengan permasalahannya yang sangat kompleks diperlukan upaya penyelesaian yang tepat, ditinjau dari segi waktu, tenaga maupun biaya yang dibutuhkan.

Sedangkan fungsi yang melekat pada struktur organisasi, menurut Bambang Tri Cahyono (1996: 60-1) adalah sebagai berikut :

1)      Wewenang (authority)

2)      Kekuasaan (power)

3)      Tanggung jawab (responsibility)

4)      Akuntabilitas (accountability)

5)      Komunikasi dalam organisasi

6)      Hubungan lini dan staf

7)      Rentang kendali atau pengawasan (span of control)

8)      Sentralisasi dan desentralisasi

9)      Rantai wewenang scalar, dan

10)  Kesatuan perintah

  1. D.    Teori Organisasi Klasik

Tokoh-tokoh teori organisasi klasik antara lain yaitu Henry Fayol, James D. Mooney, Mary Parker Follett dan Chaster I. Bernard.

  1. Henry Fayol (1841-1925)

Fayol adalah seorang industrialis Perancis. Fayol mengatakan bahwa teori dan teknik administrasi merupakan dasar pengelolaan organisasi yang kompleks, ini diungkapkan dalam bukunya yang berjudul Administration Industrielle et General atau General and Industrial Management yang ditulis pada tahun 1908 oleh Constance Storrs.

Fayol membagi manajemen menjadi lima unsur yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan pengawasan, fungsi ini dikenal sebagai fungsionalisme.

Fayol selanjutnya membagi enam kegiatan manajemen, yaitu 1. Teknik Produksi dan Manufakturing Produk, 2. Komersial, 3. Keuangan, 4. Keamanan, 5. Akuntansi dan 6. Manajerial.

  1. Mary Parker Follett (1868-1933)

Follett memjembatani antara teori klasik dan hubungan manusiawi, dimana pemikiran Follett pada teori klasik tapi memperkenalkan unsur-unsur hubungan manusiawi. Dia menerapkan psikologi dalam perusahaan, industry dan pemerintahan. Konflik yang terjadi dalam perusahaan dapat dibuat konstruktif dengan menggunakan proses integrasi.

  1. E.     Aliran Hubungan Manusiawi (Neo Klasik)

Aliran timbul karena pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi dalam produksi dan keselarasan kerja. Para pakar mencoba melengkapo organisasi klasik dengan pandangan sosiologi dan psikologi. Tokoh-tokoh aliran hubungan manusiawi antara lain Hugo Munsterberg dan Elton Mayo.

  1. Hugo Munsterberg (1862-1916)

Hugi nerupakan pencetus psikologi industry sehingga dikenal sebagai bapak psikologi industry. Bukunya yaitu Psikology and Industrial Efficiensy, menguraikan bahwa untuk mencapai tujuan produktivitas harus melakukan tiga cara pertama penemuan best possible person, kedua penciptaan best possible work dan ketiga penggunaan best possible effect.

  1. Elton Mayo

Terkenal dengan percobaan-percobaan Howt-horne, dimana hubungan manusiawi menggambarkan manajer bertemu atau berinteraksi dengan bawahan. Bila moral dan efisiensi kerja memburuk, maka hubungan manusiawi dalam organisasi juga akan buruk.