Tags

DASAR – DASAR MANAJEMEN – FUNGSI PERENCANAAN

(PLANNING/AT-TAHTITH)

oleh : Dr. Hj. Retina Sri Sedjati, Apt., MM

A.    Pengertian Perencanaan

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen didalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Jadi, perencanaan adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan cumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternative sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

Banyak arti perencanaan dikemukakan para ahli manajemen yang walaupun berbeda-beda tetapi pada prinsipnya sama saja, misalnya pendapat dari Koontz & O’Donell (1972), Siagian (1994), Terry (1975), Abdulrachman (1973) dan Stoner & Wankel. Mereka berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu proses atau salah satu fungsi manajemen.

Menurut G.R.Terry, perencanaan adalah keputusan waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, kapan dilakukan dan siapa yang akan melakukan.

Adapun Newman memberikan definisi perencanaan (planning) “is deciding in advance what is to be done”. Sedangkan menurut A.Allen, planning is the determination of course of action to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu member jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what) siapa (who) kapan (when) dimana (where) mengapa (why) dan bagaimana (how) suatu tindakan akan dilakukan di waktu yang akan datang (future).

Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan. Dari hasil yang didapat selanjutnya rencana akan menjadi umpan balik (feed back) yang berguna bagi evaluasi perencanaan. Akan tetapi perencanaan itu tidak saja dilakukan pada permulaan kerja melainkan perlu terus menerus dilakukan selama proses karya (bekerja) berlangsung. Oleh karena itu perencanaan dapat didefinisikan sebagai “persiapan yang teratur dari setiap usaha untuk mencapai tuuan yang telah ditetapkan”.

B.     Pendekatan Dalam Membuat Perencanaan

Husein Umar dalam bukunya yang berjudul Businnes in Introduction, menyatakan bahwa dalam membuat rencana organisasi, proses perencanaan dapat dilakukan dengan empat alternative pendekatan utama, yaitu :

  1. Pendekatan Atas-Bawah (Top-Down). Perencanaan dengan pendekatan ini dilakukan oleh pemimpin organisasi. Unit organisasi dibawahnya hanya melaksanakan apa saja yang telah direncanakan.
  2. Pendekatan Bawah-Atas (Bottom-Up). Dalam pendekatan ini pemimpin puncak memberikan gambaran situasi dan kondisi yang dihadapi organisasi termasuk misi, tujuan, sasaran dan sumberdaya yang dimiliki. Langkah selanjutnya memberikan kewenangan kepada manajemen di tingkat bawahnya untuk mneyusun perencanaan.
  3. Pendekatan campuran. Didalam kenyataan,relative sulit ditemukan proses perencanaan yang murni Atas-Bawah atau Bawah-Atas, yang dominan tentu saja kombinasi (Campuran) kduanya walaupun dengan persentase yang sangat relative.
  4. Pendekatan Kelompok. Dengan pendekatan ini, perencanaan dibuat oleh sekelompok tenaga ahli dalam organisasi. Karena itu dibentuk suatu biro atau bagian khusus seperti Biro Perencanaan atau semacam Bap-penas dalam pemerintahan kita.

Disamping empat pendekatan diatas, seorang pimpinan suatu organisasi atau perusahaan juga harus memperhatikan 4 (empat) aspek berikut ini :

  1. Menetapkan tugas dan tunjuan

Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat diformulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu nilai yang akan diperoleh.

  1. Observasi dan analisa

Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

  1. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan

Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesaian, besar biaya-biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

  1. Membuat sintesa

Sintesa yaitu alternative yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Meskipun kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

Setelah diketahui empat pendekatan dan empat aspek proses pembuatan perencanaan, maka pertanyaan selanjutnya adalah siapakah yang membuat perencanaan dan rencana? Menurut sebagian ahli manajemen organisasi bahwa pembuat perencana atau rencana setidaknya adalah :

1)      Panitia Perencanaan

Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewaliki beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

2)      Bagian Perencanaan

Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsure perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi

3)      Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :

  • Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan
  • Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.
  1. C.    Fungsi Perencanaan

Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Ibarat perjalanan kapal, maka perencanaan merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan berlayarnya kapal tersebut.

Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi perencanaan.

Pada bagian ini akan dijelaskan enam fungsi untama rencana atau perencanaan manajemen suatu organisasi.

  1. Penerjemah Kebijakan Umum. Kebijakan umum organisasi ditetapkan oleh manajemen puncak dan untuk melaksanakannya diperlukan tahapan penerjemahan secara lebih konkret, jelas, komprehensif dan bertahap melalui proses perencanaan.
  2. Berupa Perkiraan yang Bersifat Ramalan. Perencanaan berhubungan dengan perkiraan ke masa depan, bukan ke masa lalu. Apa yang terjadi dimasa depan harus diramalkan dengan analisis ilmiah serta berdasarkan fakta dan data masa lalu dan sekarang.
  3. Berfungsi Ekonomi. Karena kemampuan sumberdaya yang tersedia sangat terbatas, penggunaan sumberdaya hendaklah direncanakan melalui perhitungan yang matang agar dapat digunakan sesuai kebutuhan.
  4. Memastikan Suatu Kegiatan. Agar pencapaian tujuan dapat dilakukan dengan baik oleh setiap orang dalam organisasi, perlu disusun rencana yang mengatur hak dan kewajiban, tugas dan tanggung jawab serta wewenang mereka. Dengan adanya rencana yang jelas, mereka akan bekerja dengan penuh kepastian.
  5. Alat Koordinasi. Koordinasi merupakan kegiatan penting dalam pelaksanaan fungsi manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Agar pelaksanaan koordinasi dapat berjalan lancar, salah satu alat yang dapat membantu kegiatan ini adalah rencana kerja. Dari sini setiap orang mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing, bagaimana kaitan satu pekerjaan dengan pekerjaan lain, kapan dan bagaimana suatu pekerjaan dikerjakan dan seterusnya sehingga terlihat keterpaduan masing-masing kegiatan diperusahaan dalam rangka mencapai tujuannya.
  6. Alat/Sarana Pengawasan. Pengawasan diperlukan oleh manajer untuk mengetahui apakah suatu kegiatan yang telah dilakukan itu memuaskan. Untuk mengukur apakah suatu realisasi kerja telah sesuai atau belum, rencana adalah salah satu alat yang dapat dipakai sebagai tolok-ukur dalam melakukan pengawasan dan pengendalian.

Prayudi Atmosudirjo (1979: 110) memberikan rumusan fungsi perencanaan atas segala apa yang dituntut oleh situasi dan kondisi pada badan usaha atau unit organisasi yang kita pimpin. Disisi lain, perencanaan secara umum berfungsi sebagai rencana dalam mengelola usaha, menyediakan segala sesuatunya yang berguna untuk jalannya bahan baku, alat-alat, modal dan tenaga.

D.    Bentuk-Bentuk Perencanaan

Perencanaaan diperlukan untuk membawa perusahaan ke sasaran atau tujuan yang ingin dicapainya dimasa yang akan datang. Oleh karena itu perencanaan mempunyai bentuk-bentuk berikut :

  1. Rencana Global (Global Plan)

Analisa penyusunan rencana global terdiri atas :

  • Strenght, yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
  • Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan
  • Opportunity, yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
  • Treath, yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi.
  1. Rencana Strategik (Strategic Plan)

Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.

Merupakan proses perencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :

  • Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan.
  • Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
  • Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
  1. Rencana Operasional (Operational Plan)

Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.

  • Rencana sekali pakai (single use plan) yaitu, kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin computer dalam suatu perusahaan.
  • Rencana Tetap (Standing Plan) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.

Disamping tiga bentuk perencanaan sebagaimana diatas, M. Fuad, dkk, dalam bentuk Pengantar Bisnis menjelaskan 6 (enam) bentuk-bentuk perencanaan, yaitu :

  1. Tujuan (Objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Misalnya, bila tujuan perusahaan adalah kenaikan laba sebesar 60% dalam kurun waktu dan tahun mendatang, maka semua kegiatan akan diarahkan kesitu.

  1. Kebijakan (Policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.

  1. Strategi

Strategi merupakan program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Strategi akan menetapkan alokasi sumber daya yang diperlukan. Ketepatan waktu pelaksanaan merupakan factor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan strategi.

  1. Prosedur

Prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.

  1. Aturan

Aturan merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan sejenis dapat dikelompokkan menjadi suatu prosedur.

  1. Program

Program merupakan kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budget.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa perencanaan merupakan penetapan sasaran bagi kinerja organisasi dimasa mendatang dan memutuskan upaya-upaya yang perlu dilakukan untuk mencapainya.