Tags

DASAR – DASAR MANAJEMEN – FUNGSI PENGAWASAN

(CONTROLING)

oleh : Dr. Hj. Retina Sri Sedjati, Apt., MM

  1. A.    Pengertian dan Tujuan Pengawasan

Pengawasan adalah fungsi atau tugas dari pimpinan untuk mencocokan sampai dimanakah program atau rencana yang telah ditetapkan dilaksanakan. Dalam istilah Arab, pengawasan yang bersifat hakiki diidentikan dengan kata murabah, yang berarti pengawasan melekat yang sebenarnya, karena ia merupakan system pengawasan bagi individu bukan hanya sebatas dalam kaitannya dengan aspek materi dan keduniaan belaka, melainkan jauh menembus batas dan bertemu dengan nilai-nilai keabadian dan kekuatan yang berada diluar kemanusiaan dan kealaman itu sendiri.

Dengan pengawasan akan diketahui adanya kekurangan, hambatan-hambatan, kelemahan, kesalahan dan kegagalan untuk menudian dicari jalan dengan suatu proses pengamatan dari berbagai organisasi bahwa semua kegiatan yang dicapai dengan rencana selanjutnya. Sasaran pengawasan itu adalah untuk menunjukan kelemahan dan kesalahan dengan maksud untuk memperbaikinya dan mencegah agar tidak terulang kembali.

Dalam pengertian lain, pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Jadi, pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan-tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, menentuka dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara yang paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

Adapun tujuan pengawasan dapat diartikan sebagai keadaan untuk mengetahui apakah segala pekerjaan berjalan lancar dan efisien sesuai dengan rencana, petunjuk dan perintah yang diberikan, yang meliputi bidang-bidang penggunaan budget, mutu maupun jumlah hasil pekerjaan, bahan (material), waktu, dan tenaga mencari jalan keluar untuk memperbaiki kesalahan, kekurangan dan kegagalan serta mencegah terjadinya hal yang sama.

Acapkali fungsi pengawasan sering disalah artikan sebagai pekerjaan untuk mencari-cari kesalahan, sehingga petugas pengawas sering tidak mendapatkan layanan yang semestinya. Hal ini tidak benar. Karena pengawasan adalah proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan agar pekerjaan dilakukan sesuai dengan rencana.

Dengan tindakan pengawasan harus dilakukan baik pada tingkat atas (administrative) maupun pada tingkatan pelaksanaan (operasional). Pengawasan administrative dilakukan dalam rangka tujuan organisasi dan kebijaksanaan, mengenai sikap, kelakuan, dan cara berfikir, sedangkan pengawasan operasional dilakukan terhadap kegiatan atau cara bekerja.

  1. B.     Teknik atau Cara Pengawasan

Ada dua macam teknik atau cara pengawasan yakni pengawasan secara langsung dan pengawasan secara tidak langsung.

  1. Pengawasan secara langsung, yaitu pengawasan yang dilakukan sendiri oleh pimpinan. Dalam hal ini pimpinan langsung datang dan memeriksa kegiatan yang sedang dijalankan oleh bawahan. Pengawasan cara ini juga disebut observasi sendiri.
  2. Pengawasan secara tidak langsung, dilaksanakan lewat pembuatan laporan baik dalam bentuk lisan maupun tulisan. Ada dua maca/jenis laporan pertama laporan yang dibuat untuk menjelaskan kemajuan dari sebagian atau seluruh bidang kegiatan yang biasa disebut progress report, dan kedua laporan yang menyangkut keadaan dari suatu bidang tertentu : keuangan, perlengkapan, kekayaan dan sebagainya.

Dari sudut waktu pembuatan, laporan dapat bersifat insidentil artinya dapat dibuat sewaktu-waktu menurut kebutuhan, atau dapat pula dibuat secara berkala, artinya dibuat berdasarkan waktu-waktu yang telah ditentukan seperti : harian, mingguan, bulanan, tahunan dan seterusnya.

Adapun tipe pengawasan ada tiga macam, yaitu :

  1. Pengawasan pendahuluan

Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

  1. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.

Merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan “double check” yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

  1. Pengawasan umpan balik

Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

Disamping tiga tipe pengawasan diatas, juga ada beberapa tahap proses pengawasan yang perlu diperhatikan, yaitu antara lain :

  1. Penetapan standar kegiatan
  2. Penentuan pengukuran kegiatan
  3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
  4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard an penganalisaan penyimpangan- penyimpangan
  5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu
  6. Permasalahan yang dihadapi oleh eksekutif dalam pengawasan karena harus melakukan koordinasi terhadap tiga komunikasi, koordinasi dan kerjasama sangatlah vital, sehingga diperlukan sekali perhatian terhadap masalah orang dan cara pengawasan terhadapnya (cara kerja dan sikapnya).

Menurut Griffin, dalam buku Manajemen Jilid 2 Edisi 7, ada empat langkah efektif dalam setiap proses pengendalian. Langkah-langkah tersebut sebagai berikut :

Menetapkan Standar langkah pertama dalam proses pengendalian adalah penetapan standar. Standar pengendalian (control standar) adalah target yang akan menjadi acuan perbandingan untuk kinerja di kemudian hari. Karyawan-karyawan restoran makan cepat saji Taco Bell, diminta meraih standar-standar pelayanan tersebut.

(a)    Minimal 95 persen dari konsumen harus disapa dalam tiga menit setelah mereka datang.

(b)   Keripik tortilla yang sebelumnya telah digoreng tidak boleh berada diwadah penghangat lebih dari 30 menit sebelum disajikan kepada karyawan.

(c)    Meja-meja kosong harus diberikan dalam lima menit setelah ditinggalkan konsumen.

Mengukur Kinerja langkah kedua dalam proses pengendalian adalah pengukuran kinerja. Pengukuran kinerja adalah aktivitas konstan dan kontinu bagi sebagian besar organisasi. Agar pengendalian efektif, ukuran-ukuran kinerja mesti valid. Angka-angka penjualan harian, mingguan, dan bulanan mengukur kinerja penjualan harian, dan kinerja produksi bisa diekspresikan dari segi biaya perunit, kualitas produk atau volume produksi. Kinerja karyawan biasanya diukur berbasis kuantitas atau kualitas output tetapi, bagi banyak pekerjaan, mengukur kinerja tidak sesederhana ini.

Membandingkan Kinerja dengan Standar langkah ketiga dalam proses pengendalian adalah membandingkan kinerja actual dengan standar. Kinerja bisa lebih tinggi dari, lebih rendah dari, atau sama dengan standar. Dan langkah terakhir, yaitu Menentukan Kebutuhan Akan Tindakan Korektif, langkah ini dalam proses pengendalian adalah menentukan kebutuhan akan tindakan korektif. Berbagai keputusan menyangkut tindakan korektif sangat bergantung pada keahlian-keahlian analitis dan diagnotis manajer.

Jadi, manajer harus sepenuhnya memahami setiap fungsi dasar – perencanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan atau pengendalian – yang membentuk pekerjaan mereka. Manajer tidak boleh efektif dalam salah satu fungsi atau hanya melaksanakan sebagian fungsi karena semuanya penting.

  1. C.    Macam – Macam Pengawasan

Tergantung dari cara melihatnya, ada berbagai macam bentuk pengawasan. Pengawasan dapat dilihat dari sudut orang yang menjalankan pengawasan (subyek), bidang yang diawasi (obyek), dan dari segi waktu atau kapan pengawasan itu dijalankan.

  1. Berdasarkan orang yang menjalankan pengawasan;
  • Pengawasan internal
  • Pengawasan eksternal
  • Pengawasan langsung
  • Pengawasan tidak langsung
  • Pengawasan formal
  • Pengawasan informal (Social control)
  1. Berdasarkan bidang yang diawasi;
  • Pengawasan terhadap penggunaan keuangan
  • Pengawasan terhadap mutu dan jumlah produksi atau hasil kerja
  • Pengawasan terhadap efisiensi waktu kerja
  • Pengawasan terhadap personal atau petugas
  1. Berdasarkan kapan pengawasan itu dijalankan;
  • Pengawasan preventif, yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum hal-hal yang tidak diinginkan terjadi atau untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.
  • Pengawasan represif, yaitu pengawasan yang dilakukan setelah terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, dengan tujuan untuk mencegah terulangnya kembali kejadian yang sama.

Disamping tiga macam pengawasan diatas, maka jika dilihat dari masukan-pengolahan – keluaran (input-process-output), maka terdapat tiga macam pengendalian efektif.

  1. Metode Pengendalian Pendahuluan : memerlukan berbagai standar kualitas dan kuantitas yang layak dari berbagai masukan (input), seperti : material, keuangan, modal, dan sumberdaya manusai. Informasi membantu manajer dalam menentukan apakah berbagai sumberdaya tersebut memebuhi berbagai standar.
  2. Metode Pengendalian Bersamaan (Concurrent Controls); memerlukan standar perilaku, kegiatan dan pelaksanaan kegaitan yang layak. Sumber informasi utama bagi pengendalian ini adalah hasil observasi penyedia. Tindakan korektoif ditunjukan kepada perbaikan kualitas dan kuantitas sumberdaya dan operasi.
  3. Metode Pengendalian Umpan Balik (Feedback Controls) : memerlukan standar kuantitas dan kualitas yang layak dari keluaran (output). Informasi ituharus mencerminkan berbagai karakteristik keluaran (output). Namun tidak seperti pada pengendalian (pengawasan) pendahuluan dan pengendalian bersamaan, focus tindakan korektif bukan pada standar keluaran yang ditetapkan, melainkan pada manajer pengambil korektif untuk perbaikan masukan dan operasi.