Tags

DASAR-DASAR MANAJEMEN – KOMUNIKASI ORGANISASI

Oleh : Dr. Hj. Retina Sri Sedjati, Apt., MM

A.    Pengertian Komunikasi Organisasi

Komunikasi (communicare, latin) artinya berbicara atau menyampaikan pesan, informasi, pikiran, perasaan yang dilakukan seseorang kepada yang lain dengan mengharapkan jawaban, tanggapan, dari orang lain. (Hohenberg, 1978)

Menurut Gibson, et all (1997 : 232), komunikasi adalah pengiriman informasi dan pemahaman, menggunakan simbol verbal dan non verbal. Selain itu, menurut Wexley dan Yuki (dalam Darsono Wisadirana, dk., 2008 : 119), komunkisi merupakan penyampaian informasi antara dua orang atau lebih yang juga meliputi pertukaran informasi manusia dan mesin. David Belro dalam bukunya The Process of Communication menyatakan bahwa komunikasi adalah sebuah proses yang dinamis dan interaktif dan sebuah tindakan dimana informasi ditransmisikan dari satu orang ke orang lainnya.

Adapun Komunikasi Organisasi merunjuk pada pola dan bentuk komunikasi yang terjadi dalam konteks dan jaringan organisasi. Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antar pribadi dan komunikasi kelompok. Jadi, komunikasi organisasi adalah suatu komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi tertentu. Ciri dari komunikasi organisasi ini ialah berstruktur atau berhirarki. Komunikasi ini mempunyai struktur yang vertikal dan horizontal, dan sebagai akibatnya dapat pula berstruktur keluar organisasi. Struktur yang terakhir ini jika organisasi tersebut melakukan interaksi dengan lingkungannya.

Kalau dalam organisasi dikenal adanya struktur formal dan informal maka dalam komunikasinya pun dikenal adanya komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal mengikuti jalur hubungan formal yang tergambar dalam susunan atau struktur organisasi. Adapun komunikasi informal arus informasinya sesuai dengan kepentingan dan kehendak masing-masing pribadi yang ada dalam organisasi tersebut. Proses hubungan komunikasi informal tidak mengikuti jalur struktural, sehingga bisa saja terjadi seseorang yang mempunyai struktur formal berada dibawah, berkomunikasi dengan seseorang yang berada ditingkat pimpinan.

Pembahasan komunikasi organisasi antara lain menyangkut struktur dan fungsi organisasi, hubungan antar manusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komuikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horizontal.

Komunikasi bermula dari gagasan yang ada pada diri seseorang yang diolah menjadi sebuah pesan dan disampaikan atau dikirimkan kepada orang lain dengan menggunakan media tertentu. Dari pesan yang disampaikan tersebut kemudian terdapat timbal balik berupa tanggapan atau jawaban dari orang yang menerima pesan tersebut.

Dari proses terjadinya komunikasi itu, secara teknis pelaksanaan, komunikasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan dimana seorang menyampaikan pesan melalui media tertentu kepada orang lain dan sesudah menerima pesan serta memahami sejauh kemampuannya, penerima pesan menyampaikan tanggapan melalui media tertentu pula kepada orang yang menyampaikan pesan itu kepadanya. (Agus M. Hardjana 2000)

B.     Prinsip Komunikasi dan Organisasi

Dalam sebuah organisasi, komunikasi merupakan tuntutan yang paling utama untuk menjaga keutuhan organisasi. Hal inilah yang membedakan organisasi dari sekumpulan orang lainnya. Adapun ciri-ciri khusus didalam organisasi yang menuntut adanya komunikasi yang efektif antara lain :

  1. Visi/Tujuan
  2. Sasaran
  3. Pembagian tugas/struktur, di dalam organisasi membentuk struktur dan hierarki yang melahirkan koordinasi
  4. Sistem, konsepnya merujuk kepada hubungan antara atasan dan bawahan. Sifat hubunganya saling mempengaruhi / interdependensi.

Adapun prinsip-prinsip komunikasi seperti halnya fungsi dan definisi komunikasi mempunyai uraian yang beragam sesuai dengan konsep yang dikembangkan oleh masing-masing pakar. Istilah prinsip oleh William B. Gudykunst disebut asumsi-asumsi komunikasi. Larry A. Samovar dan Richard E. Porter menyebutnya karakteristik komunikasi. Deddy Mulyana, Ph.D membuat istilah baru yaitu prinsip-prinsip komunikasi. Terdapat 12 prinsip komunikasi yang dikatakan sebagai penjabaran lebih jauh dari definisi dan hakekat komunikasi yaitu :

Prinsip 1 : Komunikasi adalah suatu proses simbolik, Komunikasi adalah sesuatu yang bersifat dinamis, sirkular dan tidak berakhir pada suatu titik, tetapi terus berkelanjutan.

Prinsip 2 : Setiap perilaku mempunyai potensi komunikasi. Setiap orang tidak bebas nilai, pada saat orang tersebut tidak bermaksud mengkomunikasikan sesuatu, tetapi dimaknai oleh orang lain maka orang tersebut sudah terlibat dalam proses komunikasi. Gerak tubuh, ekspresi wajah (komunikasi non verbal) seseorang dapat dimaknai oleh orang lain menjadi suatu stimulus.

Prinsip 3 : Komunikasi punya dimensi isi dan hubungan. Setiap pesan komunikasi mempunyai dimensi isi dimana dari dimensi isi tersebut kita bisa memprediksi dimensi hubungan yang ada diantara pihak-pihak yang melakukan proses komunikasi. Percakapan diantara dua orang sahabat dan antara dosen dan mahasiswa dikelas berbeda memiliki dimensi isi yang berbeda.

Prinsip 4 : Komunikasi itu berlangsung dalam berbagai tingkat kesenjangan. Setiap tindakan komunikasi yang dilakukan oleh seseorang bisa terjadi mulai dari tingkat kesenjangan yang rendah artinya tindakan komunkasi yang tidak direncanakan (apa saja yang akan dikatakan atau apa saja yang akan dilakukan secara rinci dan detail), sampai pada tindakan komunikasi yang betul-betul disengaja (pihak komunikan mengharapkan respon dan berharap tujuannya tercapai.

Prinsip 5 : Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu. Pesan komunikasi yang dikirimkan oleh pihak komunikan baik secara verbal maupun non-verbal disesuaikan dengan tempat, dimana proses komunikasi itu berlangsung, kepada siapa pesan itu dikirimkan dan kapan komunikasi itu berlangsung.

Prinsip 6 : Komunikasi melibatka prediksi peserta komunikasi. Tidak dapat dibayangkan jika orang melakukan tindakan komunikasi di luar norma yang berlaku dimasyarakat. Jika kita tersenyum maka kita dapat memprediksi ahwa pihak penerima akan membalas dengan senyuman, jika kita menyapa seseorang maka orang tersebut akan membalas sapaan kita. Prediksi seperti itu akan membuat seseorang menjadi tenang dalam melakukan proses komunikasi.

Prinsip 7 : Komunikasi itu bersifat sistemik. Dalam diri setiap orang mengandung sisi internal yang dipengaruhi oleh latar belakang budaya, nilai, adat, pengalaman dan pendidikan. Bagaimana seseorang berkomunikasi dipengaruhi oleh beberapa hal internal tersebut. Sisi internal seperti lingkungan keluarga dan lingkungan dimana dia bersosialisasi mempengaruhi bagaimana dia melakukan tindakan komunikasi.

Prinsip 8 : Semakin mirip latar belakang sosial budaya semakin efektiflah komunikasi. Jika dua orang melakukan komunikasi berasal dari suku yang sama, pendidikan yang sama, maka ada kecenderungan dua pihak tersebut mempunyai makna yang sama terhadap simbol-simbol yang saling dipertukarkan.

Prinsip 9 : Komunikasi bersifat non-sekuensial. Proses komunikasi bersifat sirkular dalam arti tidak berlangsung satu arah. Melibatkan respon atau tanggapan sebagai bukti bahwa pesan yang dikirimkan itu dapat diterima dan dimengerti.

Prinsip 10 : Komunikasi bersifat prosesual, dinamis dan transaksional. Konsekuensi dari prinsip bahwa komunikasi sebuah proses itu adalah dinamis dan transaksional. Ada proses saling memberi dan menerima informasi diantara pihak-pihak yang melakukan komunikasi.

Prinsip 11 : Komunikasi bersifat irreversible. Setiap orang yang melakukan proses komunikasi tidak dapat mengontrol sedemikian rupa terhadap efek yang ditimbulkan oleh pesan yang dikirimkan. Komunikasi tidak dapat ditarik kembali, jika seseorang sudah berkata menyakiti orang lain, maka efek sakit hati tidak akan hilang begitu saja pada diri orang lain tersebut.

Prinsip 12 : Komunikasi bukan penasehat untuk menyelesaikan berbagai masalah. Dalam arti bahwa komunikasi bukan satu-satunya oleh mujarab yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah.

C.    Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Dalam organisasi, komunikasi berfungsi untuk :

  1. Pengaturan dan operasi, yakni untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan dan membereskan tugas demi pencapaian tujuan.
  2. Inovasi/pembaharuan, untuk kepentingan pembaharuan dan pengubahan tata kerja demi penyesuaian, kelangsungan hidup, dan pengembangan organisasi ditengah lingkungan yang terus berubah.
  3. Sosialisasi atau pembinaan, yakni berkaitan dengan anggota sebagai manusia. Khusus dalam upaya motivasi, pengimbalan, dan moral kerja.

Sedangkan fungsi komunikasi dalam organisasi terdiri dari :

  1. Fungsi Komando :

Komunikasi sebagai fungsi komando artinya adalah kegiatan berkomunikasi yang digunakan untuk pemberian arah (direction) dan melakukan pembatasan perilaku terhadap bawahan atau karyawan oleh atasan atau manajer/supervisor. Fungsi komando ini penting, karena dalam suatu organisasi terdiri dari individu yang memiliki peran berbeda, sehingga perlu dikoordinasikan.

  1. Fungsi Hubungan :

Komunikasi sebagai fungsi hubungan adalah merupakan kegiatan interaksi antar individu dalam upaya penyampaian pesan atau informasi dari komunikator kepada komunikan sebagai pihak-pihak yang melakukan hubungan.

  1. Fungsi Manajemen Kebingungan

Pada organisasi yang sedang berada pada situasi menuntut perubahan secara cepat dan sesering mungkin, maka sering terjadi adanya kebingungan dalam pembuatan sebuah keputusan. Kebingungan dalam pengambilan keputusan ini juga sering terjadi pada organisasi yang tidak jelas tujuannya dan keputusan yang diambil lebih banyak bersifat personal non organisasional. Dalam situasi seperti ini, maka diperlukan adanya banyak informasi dari berbagai sumber baik karyawan, manajer maupun dari staf ahli organisasi.

Hubungan antara fungsi komunikasi dan tipe organisasi dalam manajemen dapat dilihat dalam tabel 1 berikut ini :

No

Fungsi Komunikasi

Tipe Organisasi

Type Klasik Type Neo Klasik Type Modern
1 Komando Tinggi Rendah/tinggi Campuran
2 Hubungan Rendah Tinggi Campuran
3 Manajemen bingungan Rendah Campuran Tinggi

 H. Efektifitas Komunikasi dalam Organisasi

Sebuah komunikasi dalam organisasi akan efektif apabila :

  1. Saluran komunikasi diketahui dengan pasti
  2. Kita dapat mengetahui kepada siapa harus melapor atau kepada siapa menyampaikan informasi dan dapat menerima informasi dari siapa
  3. Lini komunikasi yang lengkap biasanya harus dipergunakan
  4. Komunikasi itu akan terjadi sependek mungkin tanpa melalui jenjang
  5. Selama komunikasi berlangsung tidak boleh ada interupsi/pemutusan hubungan
  6. Semua yang menjadi apa yang disebut pusat komunikasi/unit komunikasi harus memiliki kompetensi
  7. Setiap komunikasi harus ada outentifikasi/pengesahan

Komunikasi yang kiranya juga amat penting dikemukakan sebagai unsur kontimum yang ketiga ialah komunikasi antar pribadi. Efektifitas komunikasi antar pribadi ini, dapat dilihat dari lima hal berikut : adanya keterbukaan, empati, dukungan, kepositifan, dan kesamaan. Faktor kesamaan ini erat sekali dengan konsep homophily dan heterophily. Homophily menunjukkan pada suatu derajat kesamaan antara dua pihak yang terikat dalam komunikasi, yakni pribadi penyampai informasi dan pribadi yang menerima informasi. Sedangkan lawannya ialah heterophily yang menunjukan ketidaksamaan.