Tags

DASAR-DASAR MANAJEMEN – PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Oleh : Dr. Hj. Retina Sri Sedjati, Apt., MM

A.    Pengertian Pengambilan Keputusan

Setiap manajer atau pimpinan sebaiknya harus cekatan dalam mengambil keputusan mengenai sesuatu masalah atau hal tertentu. Pengambilan keputusan (Desicion making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan. Keputusan ini diambil setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif. Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh pembuat identifikasi masalah utama, menyusun alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik.

Secara umum, pengertian pengambilan keputusan telah dikemukakan oleh banyak ahli, diantaranya adalah :

G.R. Terry :

Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin.

Claude S. Goerge, Jr :

Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk pertimbangan, pemilihan diantara sejumlah alternatif.

Horold dan Cyril O’Donnell :

Mereka mengatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu ini dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan jika tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.

P. Siagian :

Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadapa suatu masalah, pengumpulah fakta dan data, penelitian yang matang atas alternatif dan tindakan.

Jadi, pengambilan keputusan adalah untuk memecahkan masalah melalui tahapan-tahapan agar keputusan itu tepat sasaran dan diambil dalam rangka memecahkan masalah (problem solving) suatu perusahaan atau lainnya.

B.     Bentuk-Bentuk Pembuatan Keputusan (Desicion Making)

Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membuat keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi yang berbeda pula. Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed Decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat dibawah kondisi kepastian, resiko dan ketidakpastian.

Keputusan terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya. Keputusan tidak terprogram (non-program med decision), yaiut keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh : pengalokasian sumber daya – sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang termodern dan lain sebagainya.

Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidakpastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan lain sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :

  1. Kepastian (certainty), yaitu dengan diketahuinya keadaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan responsibility.
  2. Resiko (risk) yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.
  3. Ketidakpastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut keputusan yang kritis dan paling menarik.

Menurut Davis, bentuk keputusan ada dua. Yang pertama keputusan terstruktur dan kedua keputusan yang tidak terstruktur. Sedangkan bentuk keputusan lain berkisar diantara kedua jenis tersebut. Menurutnya, keputusan terstruktur itu mempunyai aturan-aturan yang jelas dan teliti, dipakai berulang-ulang, dapat diprogramkan sehingga mungkin didelegasikan kepada orang lain dan dapat pula dikomputerisasi.

C.    Proses Pembuatan Keputusan

  • Pemahaman dan Perumusan Masalah

Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

  • Pengumpulan dan Analisa Data yang Relevan.

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

  • Pengembangan Alternatif

Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

  • Pengevaluasian Terhadap Alternatif yang Digunakan

Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghuungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistis serta menilai seberapa bail alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

  • Pemilihan Alternatif Terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

  • Implementasi Keputusan

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidakpuasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodik dan mempersiapkan tidakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.

  • Evaluasi atas Hasil Keputusan

Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

Dari tujuh proses pengambilan keputusan, dapat disimbulkan pada 6(enam) macam pedoman umum dalam melakukan langkah-langkah itu, yaitu :

  1. Definisikan masalah
  2. Analisis sebab-sebab potensial
  3. Identifikasi solusi yang memungkinkan
  4. Pilih solusi terbaik
  5. Susun rencana tindakan
  6. Implementasi dan evaluasi

D.    Keterlibatan Bawahan (Bottom Up) dalam Pembuatan Keputsan (Decision Making)

Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi misal dengan pembuatan kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi misal dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. Karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.

E.     Metode Kuantitatif dalam Pembuatan Keputusan

Operasi organisasi semakin komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan penting manajer dalam membuat rencana dan keputusan. Untuk itu diperlukan bantuan berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Teknik dan peralatan kuantitatif pembuatan keputusan dikenal dengan nama teknik management science dan operations research. Riset operasi menggambarkan, memahami, dan memperkirakan perilaku berbagai sistem yang komplek dalam kehidupan manusia. Tujuannya menyediakan informasi yang akurat.

Secara umum, terdapat dua pendekatan dalam pengambilan keputusan, yaitu pendekatan kualitatif dan pendekatan kuantitatif. Pendekatan kualitatif mengandalkan penilaian subyektif terhadap suatu masalah, sedangkan pendekatan kuantitatif mendasarkan keputusan pada penilaian obyektif yang didasarkan pada model matematika yang dibuat. Jika anda meramalkan cuaca mendasarkan pada pengalaman, maka pendekatan yang digunakan adalah kualitatif.

Namun, jika ramalan didasarkan pada model matematika, maka pendekatan yang digunakan adalah kuantitatif. Keputusan penerimaan karyawan berdasar nilai tes masuk adalah contoh lain pendekatan kuantitatif, sedang jika didasarkan pada hasil wawancara untuk mengetahui kepribadian dan motivasi maka pendekatan yang dilakukan adalah kualitatif.

Umumnya pendekatan kuantitatif dalam pengambilan keputusan yang menggunakan model-model matematika. Matematika sudah ditemukan oleh manusia ribuan tahun yang lalu dan telah bayak digunakan dalam banyak aplikasi. Salah satu aplikasi matematika adalah untuk pengambilan keputusan. Sebagai contoh sederhana, bagaimana mengatur 50 kursi dengan ukuran tertentu kedalam sebuah ruangan dengan ukuran tertentu pula. Dengan ukuran kursi dan ruangan, maka akan ditemukan cara terbaik untuk mengatur kursi; apakah 5 baris kali 10 lajur, atau sebaliknya, semua tergantung ukuran ruangan yang ada.

Untuk kasus yang lebih kompleks tentu saja dibutuhkan model matematika yang lebih rumit. Telah banyak model analisis kuantitatif yang dikembangkan dalam pengambilan keputusan. Semua metode kuantitatif akan mengkonversikan data mentah menjadi informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan dari :

RAM MATERIAL -> ANALISIS KUANTITATIF -> INFORMASI YANG BERGUNA

Sebagai contoh, dalam memproduksi produk A dan B, menggunakan bahan baku X, Y, Z diketahui keuntungan penjualan produk A dan B. Angka yang menunjukan banyak tiap bahan yang tersedia dan keuntungan dari tiap produk adalah data mentah. Analisis kuantitatif akan memproses data tersebut sehingga dihasilkan komposisi produksi (berapa banyak produk A dan B diproduksi) yang menghasilkan untuk optimal. Hasil inilah yang disebut dengan informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan.

Langkah-langkah dalam pengambil keputusan

Mendefinisikan Masalah. Secara sederhana, masalah merupakan perbedaan (gap) antara situasi yang diinginkan dengan kenyataan yang ada. Jika seorang mahasiswa ingin memperoleh nilai A, tetapi ternyata hasil yang didapatkan kurang dari itu, maka mahasiswa tersebut menghadapi masalah. Pada dasarnya, semua langkah pengambilan keputusan dilakukan untuk menghilangkan atau mengurangi perbedaan yang ada antara yang diharapkan dan yang terjadi.

Membuat Solusi. Solusi yang diambil dalam pendekatan kuantitatif dilakukan dengan memanipulasi model dan dengan masukan data yang dihasilkan pada langkah sebelumnya. Banyak metode yang bisa dilakukan dalam membuat solusi, seperti memecahkan persamaan (model matematika) yang sudah dikembangkan sebelumnya, menggunakan pendekatan trial and error dengan data masukan yang berbeda-beda untuk menghasilkan solusi “terbaik”, atau menggunakan alogaritma atau langkah-langkah penyelesaian detail khusus yang telah dikembangkan.

Apapun metode yang digunakan, solusi yang dihasilkan haruslah praktis (practical) dan dapat diterapkan (implementable). Solusi “terbaik” yang dihasilkan harus tidak rumit dan dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang ada.

Menguji Solusi. Untuk menjamin bahwa solusi yang dihasilkan merupakan yang terbaik, maka pengujian harus dilakukan, baik pada model ataupun pada data masukan. Pengujian ini dilakukan untuk melihat akurasi (accuracy) dan kelengkapan model dan data yang digunakan. Untuk melihat akurasi dan kelengkapan data, data yang diperoleh dari berbagai sumber dapat dimasukkan kedalam model dan hasilnya dibandingkan. Model dan data yang akurat dan lengkap seharusnya menjamin konsistensi hasil. Pengujian ini penting dilakukan sebelum analisis hasil dilakukan.

Menganalisis Hasil. Analisis hasil dilakukan untuk memahami langkah-langkah yang harus dilakukan jika sebuah keputusan telah dipilih. Selanjutnya implikasi langkah-langkah yang dilakukan juga harus dianalisis. Dalam langkah ini analisis sensitivitas (sensitivity analysis) menjadi sangat penting. Analisis sensitivitas dilakukan dengan mengubah-ubah nilai-nilai masukan model dan melihat perbedaan apa yang terjadi pada hasil. Dengan demikian, analisis sensitivitas akan membantu untuk lebih memahami masalah yang dihadapi dan kemungkinan-kemungkinan jawaban atas masalah tersebut.

Mengimplementasikan Hasil. Langkah implementasi ini dilakukan dengan menerapkan hasil analisis kedalam proses-proses yang terdapat dalam perusahaan. Tidak kalah penting dalam langkah ini adalah memonitor hasil dari penerapan solusi. Namun, perlu disadari bahwa implementasi hasil analisis (solusi) bukanlah tanpa hambatan. Salah satu hambatan yang mungkin dihadapi adalah bagaimana meyakinkan pihak manajemen bahwa solusi yang ditawarkan merupakan yang terbaik dan akan memecahkan masalah yang ada. Dalam kasus ini, analisis sensitivitas atas model yang dihasilkan sekali lagi dapat digunakan untuk menjual solusi yang dihasilkan kepada pihak manajemen.