Tags

,

Mengembangkan Sistem dan Manajemen Proyek

Makalah ini dibuat untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah

Sistem Informasi Manajemen, Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi

Logo_Unswagati

Nama Dosen: Irwan Sutirman W. SE., MM., Ak

Disusun Oleh:       

KELOMPOK 9

ALLAN M.Z.K (111040101)

FITRI FAWZIA FAJRY (111040104)

IIP SHOFIANAH (111040117)

Akuntansi 2D

Tingkat/Semester: II/IV

UNIVERSITAS SWADAYA GUNUNG JATI

Jl. Pemuda No. 32 Telp. (0231) 206558 Cirebon 45132

Http://unswagati-crb.ac.id

KATA PENGANTAR

 

Alhamdulillah, Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, Dzat yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang untuk setiap ciptaannya. Berkat karunia dan hidayah-Nya yang telah memberi kemudahan khususnya bagi kami dalam menyusun tugas makalah ini. Makalah mengenai Mengembangkan Sistem dan Manajemen Proyekini kami buat demi untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen.

Terimakasih kami ucapkan kepada Dosen pembimbing Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen kami yaitu Bapak Irwan Sutirman W. SE., MM., Ak yang telah membantu dalam menyusun makalah ini. Saran dan kritik yang membangun sangat kami harapkan. Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi semua orang, khususnya bagi yang membaca makalah ini.

Cirebon, April 2012

                                                                                                                           Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

1.1              Latar Belakang Masalah

Peanut Butter Petites sudah menjadi kegemaran warga AS sejak perusahaan menjual kue pertama kalinya tahun 1917. Girl Scout telah sukses menjual kue yang merupakan sumber pemasukan utama untuk organisasi ini. Girl Scout menjual begitu banyak kue sehingga mengumpulkan, menghitung, dan mengorganisasikan pesanan-pesanan yang begitu banyaknya setiap tahunnya merupakan tantangan yang berat.

Patriots’Trail Council Girl Scouts menggunakan quickbase untuk mengelola gudang Cookie Cupboard, di mana para sukarelawan mengambil pesanan kue mereka. Sukarelawan menggunakan sistem untuk membuat reservasi sehingga gudang dapat mempersiapkan pesanan lebih awal, menghemat waktu dan biaya persediaannya. Perusahaan angkutan yang mengirimkan kue-kue tersebut sekarang menerima perintah secara electronic lewat Quickbase sehingga dapat membuat jadwal pengiriman yang efisien.

Pengalaman dari Patriots’Girl Scout Council mengilustrasikan beberapa langkah yang diperlukan untuk merancang dan membangun sistem informasi yang baru. Membangun sistem informasi memerlukan analisis masalah organisasi dengan sistem informasi yang sudah ada, menilai kebutuhan informasi orang-orang, memilih teknologi yang tepat, dan merancang ulang proses bisnis dan pekerjaan. Manajemen harus memantau usaha pengembangan sistem dan mengevaluasi manfaat serta biayanya. Sistem informasi yang baru merepresentasikan proses perubahan organisasional yang terencana.

Sistem informasi proyek memiliki tingkat kegagalan yang tinggi. Pada hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi memakan waktu dan biaya terlalu banyak untuk diimplementasikan dari yang diantisipasi pada awalnya, atau sistem yang telah selesai tidak berfungsi dengan baik. Ketika suatu sistem informasi gagal berfungsi dengan baik atau memakan biaya terlalu besar untuk dikembangkan, perusahaan mungkin tidak akan dapat memperoleh manfaat dari investasi sistem informasi mereka, dan sistem tersebut mungkin tidak dapat memecahkan masalah sebagaimana tujuan awalnya. Pengembangan suatu sistem baru harus dikelola dan diarahkan dengan hati-hati, dan cara pelaksanaan proyek merupakan faktor terpenting dalam memengaruhi hasilnya.

1.2              Rumusan Masalah

  1. Bagaimana pengembangan sistem yang baru dapat menghasilkan berbagai perubahan dalam perusahaan?
  2. Apa sajakah metode-metode alternative untuk mengembangkan sistem informasi?
  3. Apa sajakah aktivitas-aktivitas inti dalam proses pengembangan sistem?
  4. Apa sasaran manajemen proyek dan mengapa hal itu penting bagi pengembangan sistem informasi?
  5. Apa saja faktor resiko besar dalam proyek sistem informasi?

1.3              Maksud danTujuan

  1. Menunjukkan bagaimana pengembangan sistem yang baru dapat menghasilkan berbagai perubahan dalam perusahaan.
  2. Mengevaluasi metode-metode alternative untuk mengembangkan sistem informasi.
  3. Mengidentifikasi dan menjelaskan aktivitas-aktivitas inti dalam proses pengembangan sistem.
  4. Mengidentifikasi dan menjelaskan sasaran manajemen proyek dan mengapa hal itu penting bagi pengembangan sistem informasi.
  5. Menganalisis faktor risiko besar dalam proyek sistem informasi.

 

BAB II

ISI

 

2.1       Sistem sebagai Perubahan yang Direncanakan dalam Perusahaan

2.1.1    Pengembangan Sistem dan Perubahan dalam Perusahaan

Teknologi informasi dapat mendukung berbagai tingkatan perubahan dalam perusahaan, mulai dari yang setahap demi setahap, hingga yang jauh ke depan. Figur 2-1 memperlihatkan empat macam perubahan structural organisasi yang disebabkan oleh teknologi informasi: 1. Otomatisasi, 2.Rasionalisasi, 3. Rekayasa ulang, 4. Pergeseran paradigma. Setiapnya membawa imbalan dan resiko yang berbeda-beda.

Figur 2-1 Perubahan dalam Perusahaan Membawa Resiko dan Imbalan

c1

Bentuk paling umum dari perubahan dalam perusahaan adalah otomatisasi dan rasionalisasi. Strategi yang jalannya dan perubahannya relatif lamban ini menghadirkan suatu imbal balik yang tidak terlalu besar, tetapi resikonya kecil. Perubahan yang lebih cepat dan lebih komprehensif-seperti rekayasa ulang dan pergeseran paradigma-menghasilkan imbalan yang tinggi tetapi mengandung kemungkinan gagal yang cukup besar

2.1.2    Rekayasa Ulang Proses Bisnis

Banyak perusahaan saat ini berfokus kepada pembuatan sistem informasi baru yang akan meningkatkan proses bisnis mereka. Beberapa proyek sistem ini merepresentasikan restrukturisasi ulang yang radikal untuk proses-proses bisnis, sementara yang lainnya melakukan perubahan secara bertahap.

  • Langkah-langkah Rekayasa Ulang yang Efektif

Salah satu strategi pengambilan keputusan yang terpenting yang dapat dilakukan oleh perusahaan bukanlah mengenai bagaimana menggunakan sistem informasi untuk memperbaiki proses-proses bisnis, melainkan untuk memahami proses bisnis mana yang perlu diperbaiki. Suatu bisnis terdiri atas ratusan, kadang-kadang ribuan proses bisnis. Ketika sistem digunakan untuk memperkuat model bisnis atau proses bisnis yang salah, suatu perusahaan dapat menjadi lebih efisien dalam melakukan apa yang seharusnya tidak dilakukannya (Hammer, 2002). Akibatnya, perusahaan menjadi rentan diserang oleh pesaingnya yang mungkin telah menemukan model bisnis yang benar. Waktu dan biaya yang cukup besar dapat dihabiskan untuk memperbaiki proses bisnis hanya berpengaruh kecil terhadap kinerja dan pendapatan perusahaan secara keseluruhan.

2.1.3    Perbaikan Proses: Manajemen Proses Bisnis, Manajemen Kualitas Total, dan Six Sigma

Rekayasa ulang proses bisnis biasanya merupakan upaya satu kali, berfokus pada identifikasi satu atau dua proses bisnis strategis yang membutuhkan perubahan yang radikal. Tetapi perusahaan biasanya mempunyai banyak proses bisnis dan proses pendukung yang harus ditinjau kembali secara terus menerus untuk menjaga agar bisnisnya tetap kompetitif. Proses-proses bisnis tidaklah statis, melainkan berubah secara kontinu seiring karyawan melakukan penyesuaian terhadap perubahan pasar. Manajemen proses bisnis dan program peningkatan kualitas menyediakan banyak kesempatan untuk perubahan proses bisnis jenis bertahap maupun kontinu.

  • Manajemen Proses Bisnis

Merger dan akuisisi, perubahan dalam model bisnis, persyaratan industry baru, dan perubahan harapan konsumen, semua menghadirkan masalah-masalah terkait proses yang harus dihadapi perusahaan secara terus-menerus. Manajemen proses bisnis adalah upaya untuk membantu perusahaan mengelola perubahan proses yang dibutuhkan di banyak bidang dalam bisnis tersebut. Terdapat beragam metode dan perangkat yang ditujukan untuk membantu perusahaan merevisi dan mengoptimalkan proses bisnisnya secara terus-menerus. Tujuan dari BPM adalah membuat perusahaan mampu menciptakan perbaikan secara kontinu dalam banyak proses bisnisnya, dan menggunakan proses-proses sebagai bahan dasar dalam membangun sistem informasi perusahaan.

  • Manajemen Kualitas Total dan Six Sigma

Manajemen kualitas adalah bidang lain dari proses perbaikan yang kontinu. Selain juga meningkatkan efisiensi, perusahaan harus melakukan penyesuaian pada proses bisnisnya untuk meningkatkan kualitas produk, layanan, dan operasionalnya. Banyak yang menggunakan konsep manajemen kualitas total untuk menjadikan kualitas sebagai tanggung jawab semua orang dan fungsi di dalam suatu organisasi. TQM menyebutkan bahwa pencapaian dari pengendalian kualitas adalah suatu ujung dari dirinya sendiri. Semua orang diharapkan memberikan kontribusi kepada peningkatan kualitas keseluruhan.

  • Bagaimana Sistem Informasi Mendukung Peningkatan Kualitas

TQM dan six sigma dianggap lebih bertahap daripada rekayasa ulang proses bisnis. TQM biasanya berfokus pada serangkaian peningkatan yang kontinu, alih-alih ledakan-ledakan perubahan yang bersifat dramatis. Six sigma menggunakan perangkat analisis statistic untuk mendeteksi cacat dalam melaksanakan proses yang ada dan membuat penyesuaian kecil. Namun kadang-kadang suatu proses mungkin harus direkayasa ulang sepenuhnya untuk mencapai tingkat kualitas yang ditentukan. Sistem informasi dapat membantu perusahaan-perusahaan mencapai sasaran kualitasnya dengan membantu perusahaan menyederhanakan produku atau proses, meningkatkan kualitas dan ketelitian rancangan dan produksi, dan memenuhi standar benchmarking.

Benchmarking terdiri atas pengaturan standar-standar yang ketat untuk produk, layanan, dan aktivitas lainnya, kemudian mengukur kinerja terhadap standar tersebut. Perusahaan mungkin menggunakan standar industry eksternal, standar yang dibuat oleh perusahaan lain, standar yang dikembangkan secara internal, atau kombinasi dari ketiganya. L. L. Bean, perusahaan pakaian luar rumah di Freeport, Maine, menggunakan benchmarking untuk mencapai tingkat akurasi pengiriman pesanan hingga 99,9%. Sistem pesanannya yang sebelumnya tidak dapat menangani banyaknya volume dan variasi barang-barang yang akan dikirimkan. Setelah mempelajari perusahaan-perusahaan Jerman dan Skandinavia yang operasi pesanannya sangat canggih, L. L. Bean dengan teliti merancang ulang proses pesanannya dan sistem informasinya sehingga pesanan dapat diproses sesegera mungkin setelah diterima dan dikirimkan dalam 24 jam.

2.2       Sekilas Mengenai Pengembangan Sistem

Sistem informasi baru tumbuh dari proses pemecahan masalah organisasional. Sebuah sistem informasi baru diciptakan sebagai solusi untuk beberapa jenis masalah atau sekumpulan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Masalahnya mungkin adalah seorang manajer atau karyawan menyadari bahwa perusahaan tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan, atau bisa juga timbul dari kesadaran bahwa perusahaan seharusnya mengambil keuntungan dari kesempatan-kesempatan baru untuk menjadi lebih sukses.

Aktivitas yang mengarah pada pembuatan solusi sistem informasi perusahaan untuk mengatasi masalah perusahaan atau memanfaatkan kesempatan disebut pengembangan sistem. Pengembangan sistem adalah suatu jenis pemecahan masalah yang terstruktur dengan aktivitas yang jelas. Aktivitas-aktivitas ini terdiri atas analisis sistem, perancangan sistem, pemrograman, pengujian, konversi, serta produksi dan pemeliharaan.

2.2.1    Analisis Sistem

Analisis sistem adalah analisis masalah yang dicoba diselesaikan perusahaan dengan sistem informasi. Tahap ini terdiri atas pendefinisian masalah, identifikasi penyebab, pencarian solusi, dan identifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh suatu solusi sistem.

Analis sistem membuat peta proses dari perusahaan dan sistem yang sudah ada, mengidentifikasi para pemilik dan pengguna data primer bersama dengan perangkat keras dan lunak yang sudah ada. Analis sistem kemudian membuat perincian masalah dari sistem yang sudah ada. Dengan mempelajari dokumen, lembar kerja, dan prosedur; mengamati proses sistem; dan mewawancarai para pengguna utama dari sistem, analis dapat mengidentifikasikan masalahnya dan sasaran-sasaran yang akan dicapai suatu solusi. Sering kali solusinya mengharuskan dibuatnya sistem informasi baru atau memperbaiki yang sudah ada.

Analis sistem akan meliputi study kelayakan untuk menentukan apakah solusinya layak, atau dapat dicapai, dari sisi finansial, teknis, dan organisasional. Studi kelayakan akan menentukan apakah sistem yang diusulkan adalah investasi yang baik, apakah teknologi yang dibutuhkan oleh sistem tersedia dan dapat ditangani oleh spesialis sistem informasi perusahaan, dan apakah perusahaan dapat menangani perubahan-perubahan yang dibawa oleh sistem tersebut.

Figure 2-2 Proses Pengembangan Sistem

c2

Proses menciptakan sistem dapat dibagi menjadi enam aktivitas inti

  • Menentukan Kebutuhan Informasi

Tugas analis sistem yang dapat dikatakan paling menantang adalah mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan informasi yang spesifik yang harus dipenuhi oleh solusi sistem yang dipilih. Pada tingkatan paling dasar, kebutuhan informasi dari sistem baru meliputi identifikasi siapa yang membutuhkan informasi apa, di mana, kapan, dan bagaiman caranya. Analis permintaan mendefinisikan dengan cermat sasaran-sasaran dari sistem yang baru atau yang telah dimodifikasi dan mengembangkan penjelasan terperinci dari fungsi yang harus dijalankan oleh sistem yang baru. Kesalahan analisis kebutuhan adalah penyebab utama kegagalan sistem dan tingginya biaya pengembangan sistem.

Beberapa masalah tidak membutuhkan solusi sistem informasi tetapi membutuhkan penyesuaian dalam manajemen, pelatihan tambahan, atau perbaikan prosedur organisasional yang sudah ada. Jika masalahnya berkaitan dengan informasi, analisis sistem mungkin masih diperlukan untuk mendiagnosis masalahnya dan mendapatkan solusinya.

2.2.2    Perancangan Sistem

Analis sistem menggambarkan apa yang harus dilaksanakan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi, dan perancangan sistem memperlihatkan bagaimana sistem tersebut akan memenuhi sasaran ini. Perancangan sistem informasi adalah keseluruhan rencana atau model untuk sistem itu. Seperti cetak biru dari sebuah bangunan atau rumah, ini terdiri atas semua spesifikasi yang memberikan bentuk dan struktur sistem tersebut.

  • Peran Pengguna Akhir

Kebutuhan informasi pengguna mengendalikan seluruh upaya pengembangan sistem. Pengguna harus memiliki kontrol yang cukup atas proses perancangan untuk memastikan bahwa sistemnya merefleksikan prioritas bisnis dan kebutuhan informasinya, bukan bias dari staf teknisnya. Kurangnya keterlibatan pengguna dalam upaya perancangan adalah penyebab utama kegagalan sistem. Tetapi, beberapa sistem membutuhkan lebih banyak partisipasi pengguna pada perancangan daripada hal lainnya.

2.2.3    Menyempurnakan Proses Pengembangan Sistem

Langkah selanjutnya dalam proses pengembangan sistem adalah menerjemahkan spesifikasi solusi yang dibuat selama analisis sistem dan merancang sistem informasi yang operasional sepenuhnya, terdiri atas langkah pemrograman, pengujian, konversi, produksi, dan pemeliharaan.

  • Pemrograman

Selama tahap pemrograman, spesifikasi sistem yang disiapkan selama perancangan diterjemahkan ke dalam kode program. Sekarang, banyak perusahaan tidak lagi melakukan pemrograman sistem baru sendiri. Alih-alih demikian, perusahaan membeli peranti lunak yang memenuhi kebutuhan sistem baru dari sumber luar seperti paket peranti lunak dari vendor komersial, layanan peranti lunak dari penyedia layanan aplikasi, atau perusahaan alih kontrak yang mengembangkan aplikasi peranti lunak yang disesuaikan dengan kebutuhan klien.

  • Pengujian

Pengujian (testing) yang mendalam dan seksama harus dilakukan untuk mengetahui apakah sistem memberikan hasil-hasil yang benar. Pengujian menjawab pertanyaan, “apakah sistem akan memberikan hasil yang diinginkan dalam kondisi-kondisi yang diketahui?”

  • Konversi

Konversi adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru. Empat strategi konversi yang utama dapat dilakukan: strategi parallel, strategi pindah langsung, strategi studi percontohan, dan strategi pendekatan bertahap.

  • Produksi dan Pemeliharaan

Setelah sistem yang baru dipasang dan konversinya selesai dilakukan, sistem tersebut dikatakan berada dalam kondisi produksi. Selama tahap ini, sistem akan ditinjau ulang oleh para pengguna dan spesialis teknis untuk menentukan seberapa baik sistem ini mencapai sasaran awalnya, dan memutuskan apakah sistem tersebut perlu direvisi atau dimodifikasi.

2.2.4    Pemodelan dan Perancangan Sistem: Metodologi Terstruktur dan Metodologi Berorientasi Objek

Terdapat beberapa metodologi alternative untuk memodelkan dan merancang sistem. Metodologi terstruktur dan pengembangan berorientasi objek adalah dua yang terdepan.

  • Metodologi Terstruktur

Metodologi terstruktur telah digunakan untuk mendokumentasi, menganalisis, dan merancang sistem informasi sejak 1970-an. Terstruktur berarti bahwa tekniknya adalah selangkah demi selangkah, dengan setiap langkah dibangun di atas langkah sebelumnya. Metodologi terstruktur bersifat atas-bawah, mulai dari tingkatan yang tertinggi, yang paling abstrak, ke tingkatan perincian yang terendah-dari umum ke khusus

  • Pengembangan Berorientasi Objek

Pengembangan berorientasi objek menggunakan objek sebagai unit dasar dari analisis dan perancangan sistem. Sebuah objek menggabungkan data dan proses yang spesifik yang mengoperasikan data tersebut. Data yang dikelompokkan ke dalam suatu objek dapat diakses dan dimodifikasi hanya oleh operasi, atau metode, yang bersesuaian dengan objek tersebut. Alih-alih memindahkan data ke prosedur, program mengirimkan sebuah pesan untuk sebuah objek untuk melakukan sebuah operasi yang telah tersimpan di dalamnya. Sistemnya dimodelkan sebagai kumpulan objek dan hubungan di antaranya. Karena logika pemrosesannya tersimpan di dalam objek alih-alih di dalam program peranti lunak yang terpisah, objek-objek harus berkolaborasi untuk membuat sistemnya berjalan.

Figure 2-3 Diagram Struktur Tingkat Tinggi untuk Sistem Pembayaran Gaji

c3

Diagram struktur ini memperlihatkan tingkat tertinggi atau tingkatan rancangan paling abstrak dari sistem pembayaran gaji, dan memberikan gambaran umum mengenai keseluruhan sistem

 

Figur 2-4 Kelas dan Warisan

c4

Figur ini mengilustrasikan bagaimana kelas-kelas mewarisi ciri-ciri umum dari kelas supernya

2.3       Pendekatan Alternatif Pengembangan Sistem

Sistem-sistem berbeda dari segi ukuran dan kompleksitas teknologinya dan dari masalah perusahaan yang dipecahkannya. Sejumlah pendekatan pengembangan sistem telah dikembangkan untuk menangani dengan perbedaan-perbedaan ini. Bagian ini menjelaskan metode-metode alternative berikut: siklus hidup sistem tradisional, pembuatan prototype, paket aplikasi perangkat lunak, pengembangan oleh pengguna akhir, dan alih kontrak.

2.3.1    Siklus Hidup Sistem Tradisional

Siklus hidup sistem adalah metode pengembangan sistem informasi yang paling tua. Metodologi siklus hidup adalah pendekatan bertahap untuk membangun sistem, membagi pengembangan sistem menjadi tahapan-tahapan yang formal. Para spesialis pengembangan sistem mempunyai pendapat berbeda tentang bagaimana membagi tahapan pengembangan sistem, tetapi mereka secara umum bersesuaian dengan tahapan-tahapan pengembangan sistem yang baru saja dijelaskan.

2.3.2    Pembuatan Prototipe

Pembuatan prototype meliputi pengembangan sistem uji coba yang cepat dan murah untuk dievaluasi oleh pengguna akhir. Lewat interaksi dengan prototype, para pengguna dapat memperoleh gagasan yang lebih baik mengenai kebutuhan informasi mereka. Prototype yang telah disetujui oleh pengguna dapat digunakan sebagai patokan untuk membuat sistem versi finalnya.

  • Keuntungan dan Kerugian dari Pembuatan Prototipe

Pembuatan prototype paling bermanfaat ketika terdapat beberapa ketidakpastian tentang kebutuhan atau solusi rancangannya, dan sering digunakan untuk merancang sistem informasi antarmuka pengguna akhir, atau bagian dari sistem yang berinteraksi dengan pengguna, seperti tampilan online dan layar masukan data, laporan, atau halaman web. Karena pembuatan prototype mendorong pengguna akhir terlibat secara mendalam di seluruh siklus hidup pengembangan sistem, maka pembuatan prototype lebih berpeluang menghasilkan sistem yang memenuhi kebutuhan pengguna

.2.3.3   Pengembangan oleh Pengguna Akhir

Beberapa jenis sistem informasi dapat dikembangkan oleh pengguna akhir dengan sedikit bantuan formal dari spesialis teknis, atau bahkan tidak sama sekali. Fenomena ini disebut pengembangan oleh pengguna akhir. Rangkaian peranti lunak yang dikategorikan sebagai bahasa generasi keempat membuat hal ini mungkin dilakukan. Bahasa generasi keempat adalah peranti lunak yang membuat pengguna akhir dapat membuat laporan atau mengembangkan aplikasi peranti lunak dengan sedikit bantuan teknis atau tidak sama sekali. Beberapa perangkat generasi keempat ini juga meningkatkan produktivitas programmer professional.

2.3.4    Paket Peranti Lunak Aplikasi dan Alih Kontrak

Perusahaan dapat menyewa peranti lunak dari penyedia layanan aplikasi, membeli paket peranti lunak dari vendor komersial, atau mendapatkan aplikasi berdasar permintaan yang dikembangkan oleh perusahaan luar secara alih kontrak.

  • Paket Peranti Lunak Aplikasi

Ketika solusi paket peranti lunak telah dipilih, perusahaan tidak lagi mengendalikan proses perancangan sistem secara keseluruhan. Alih-alih menyesuaikan spesifikasi rancangan sistem secara langsung dengan kebutuhan pengguna, upaya perancangan akan meliputi mencoba menyesuaikan kebutuhan pengguna dengan cara kerja paket dan paketnya tidak bisa disesuaikan, perusahaan harus beradaptasi dengan paket tersebut dan mengubah prosedur-prosedurnya.

  • Alih Kontrak

Jika perusahaan tidak ingin menggunakan sumber daya internal untuk membuat atau mengoperasikan sistem informasi, perusahaan dapat melakukan alih kontrak kepada perusahaan eksternal yang memang ahli dalam menyediakan layanan tersebut. Penyedia layanan aplikasi adalah bentuk alih kontrak. Perusahaan akan menggunakan peranti lunak dan perangkat keras computer yang disediakan oleh ASP sebagai platform teknis dari sistemnya. Dalam bentuk alih kontrak lainnya, perusahaan dapat mempekerjakan vendor eksternal untuk merancang dan membuat peranti lunak untuk sistemnya, tetapi perusahaan itu akan mengoperasikan sistem pada komputernya sendiri. Vendor alih kontraknya dapat berasal dari dalam atau luar negeri.

2.4       Pengembangan Aplikasi untuk Perusahaan Digital

2.4.1    Rapid Application Development

Perangkat peranti lunak berorientasi objek, peranti lunak yang dapat dipakai ulang, pembuatan prototype, dan perangkat bahasa generasi keempat membantu para pembangun sistem melakukan pekerjaan sistem lebih cepat daripada jika mereka menggunakan metode pengembangan sistem dan peralatan peranti lunak yang tradisional. Istilah pengembangan aplikasi cepat digunakan untuk menggambarkan proses pembuatan sistem yang dapat dilangsungkan dalam waktu yang singkat.

2.4.2    Pengembangan Berbasis Komponen dan Layanan Web

Untuk pembuatan peranti lunak yang lebih cepat, kelompok-kelompok objek telah dirakit untuk menyediakan komponen peranti lunak untuk fungsi-fungsi yang umum, seperti antarmuka grafis bagi pengguna atau fungsi pemesanan online yang dapat dikombinasikan untuk membuat aplikasi bisnis berskala besar

  • Layanan Web dan Komputasi Berorientasi Layanan

Layanan web dapat membuat komponen-komponen peranti lunak yang dapat diimplementasikan melalui internet dan menyediakan fungsi-fungsi baru untuk sistem perusahaan yang sudah ada, atau membuat sistem baru yang menghubungkan sistem suatu perusahaan dengan sistem lainnya. Karena layanan peranti lunak ini menggunakan standar yang universal, maka biayanya lebih rendah dan layanannya lebih mudah untuk disusun bersama daripada komponen-komponen yang sifatnya kepemilikan.

2.5       Pentingnya Manajemen Proyek

Sistem informasi proyek memiliki tingkat kegagalan yang tinggi. Pada hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi memakan waktu dan biaya terlalu banyak untuk diimplementasikan dari yang diantisipasi pada awalnya, atau sistem yang telah selesai tidak berfungsi dengan baik. Ketika suatu sistem informasi gagal berfungsi dengan baik atau memakan biaya terlalu besar untuk dikembangkan, perusahaan mungkin tidak akan dapat memperoleh manfaat dari investasi sistem informasi mereka, dan sistem tersebut mungkin tidak dapat memecahkan masalah sebagaimana tujuan awalnya. Pengembangan suatu sistem baru harus dikelola dan diarahkan dengan hati-hati, dan cara pelaksanaan proyek merupakan faktor terpenting dalam memengaruhi hasilnya (Wallace dan Keil, 2004). Oleh karena itu, sangat penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana mengelola proyek sistem informasi dan mengetahui bagaimana dan mengapa proyek tersebut berhasil atau gagal.

2.5.1    Proyek Macet dan Kegagalan Sistem

Rata-rata, proyek sektor swasta terlalu diremehkan, anggarannya dan waktu pelaksanaannya biasanya hanya dijadwalkan setengah dari yang akrual dalam rencana sistemnya. Sejumlah besar proyek diimplementasikan dengan beberapa fungsionalitas yang hilang.

Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang baik setidaknya akan mengalami beberapa konsekuensi berikut:

  • Anggaran yang sangat berlebih.
  • Penguluran waktu yang tidak diharapkan.
  • Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan.
  • Kegagalan mendapatkan manfaat yang telah diantisipasi.

Sistem-sistem yang dibuat dengan proyek informasi yang gagal sering kali tidak digunakan sesuai dengan maksud pembuatannya, atau mereka tidak digunakan sama sekali. Para pengguna sering kali harus mengembalikan sistem manual yang paralel untuk membuat sistem-sistem ini berfungsi.

Rancangan aktual dari sistem mungkin gagal menangkap kebutuhan bisnis yang penting atau gagal meningkatkan kinerja organisasional. Informasi mungkin tidak tersedia cukup cepat sehingga tidak lagi bermanfaat; informasi mungkin tersimpan dalam format yang tidak mungkin dimengerti dan digunakan; atau mungkin merepresentasikan bagian-bagian data yang salah.

Cara pengguna bisnis nonteknis harus berinteraksi dengan sistem-sistem ini mungkin terlalu rumit dan menjatuhkan semangat. Sebuah sistem mungkin dirancang dengan antarmuka pengguna yang buruk. Antarmuka pengguna (user interface) adalah bagian sistem di mana pengguna akhir berinteraksi.

Situs Web mungkin membuat para pengunjungnya malas menelusuri lebih jauh lagi apabila halaman Web-nya acak-acakan dan tidak teratur, apabila para pengguna tidak dapat memperoleh informasi yang meraka cari dengan mudah, atau apabila waktunya sangat lama untuk mengakses dan menampilkan halaman Web pada komputer pengguna.

Selain itu, data dalam sistem mungkin sangat tidak akurat dan tidak konsisten. Informasi tertentu mungkin salah satu ambigu, atau tidak tersusun dengan baik untuk keperluan bisnis. Informasi yang dibutuhkan untuk fungsi bisnis tertentu mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak lengkap.

2.5.2    Sasaran Manajemen Proyek

Proyek (project) adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan yang terencana untuk mencapai sasaran bisnis tertentu. Proyek-proyek sistem informasi meliputi pengembangan sistem informasi baru, perbaikan sistem yang sudah ada, atau penggantian atau peningkatan infrasuktur TI perusahaan.

Manajemen proyek (project management) mengacu pada penerapan pengetahuan, keahlian, perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan waktu yang ditentukan. Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian risiko, estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengaturan pekerjaan, pengadaan sumber daya manusia dan bahan baku, penugasan, pengarahan aktivitas, pengendalian eksekusi proyek, pelaporan kemajuan, dan analisis hasilnya. Seperti pada bidang bisnis lainnya, manajemen proyek untuk sistem informasi harus menengani lima variabel utama: cakupan, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

Cakupan (scope) mendefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau yang tidak termasuk dalam suatu proyek. Manajemen proyek mendefinisikan semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek dengan sukses, dan sebaiknya memastikan bahwa cakupan proyek tidak meluas melebihi kesepakatan awalnya.

Waktu adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Manajemen proyek biasanya menentukan jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan komponen utama pada suatu proyek. Setiap komponen ini kemudian akan dipecah-pecah menjadi banyak aktivitas dan tugas.

Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Biaya proyek sistem informasi juga termasuk biaya peranti keras, peranti lunak, dan lingkup kerja.

Kualitas adalah indikator seberapa jauh hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi sasaran yang diberikan oleh pihak manajemen. Kualitas proyek sistem informasi biasanya berujung pada peningkatan kinerja, pengambilan keputusan organisasional, akurasi dan ketetapan waktu dari informasi yang dihasilkan oleh sistem baru, dan memudahkan penggunaannya.

Risiko mengacu pada masalah potensial yang dapat mengancam keberhasilan proyek. Masalah potensial ini dapat menghambat sebuah proyek dalam mencapai sasaran dengan cara memperpanjang waktu dan memperbanyak biaya, menurukan kualitas hasil proyek, atau menghalangi proyek tersebut diselesaikan.

2.6       Memilih Proyek

Perusahaan biasanya menghadapi berbagai proyek yang berbeda untuk memecahkan berbagai masalah dan meningkatkan kinerja. Terdapat jauh lebih banyak ide proyek sistem daripada sumber datanya. Perusahaan harus untuk memilih dari kelompok ini proyek-proyek yang menjanjikan manfaat terbesar bagi bisnisnya. Jelas sekali bahwa strategi bisnis keseluruhan perusahaan harus mengendalikan proses pemilihan proyeknya.

2.6.1    Struktur Manajemen untuk Proyek Sistem Informasi

Pada puncak struktur manajemen untuk proyek sistem informasi adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan komite pengendalian sistem informasi. Kelompok perencanaan strategis perusahaan bertanggung jawab dalam mengembangkan rencana strategis perusahaan, yang mungkin membutuhkan diciptakannya sistem-sistem baru.

Komite pengendalian sistem informasi adalah kelompok manajemen senior dengan tanggung jawab mengembangkan dan mengoprasikan sistem. Komite ini terdiri atas kepala-kepala departemen dari pengguna akhir dan bidang sistem informasi. Komite pengendali membahas  dan menyetujui rencana-rencana sistem pada semua divisi, mencoba mengoordinasikan dan mengintergrasikan sistem-sistem, dan kemudian terlibat dalam memilih proyek sistem informasi tertentu.

Tim proyek diawasi oleh kelompok manajemen proyek yang terdiri atas manajer sistem informasi dan manajer pengguna akhir yang bertanggung jawab atas beberapa proyek sistem informasi tertentu. Tim ini terdiri atas analis sistem, pakar di bidang bisnis pengguna akhir yang relevan, programer aplikasi, dan mungkin juga pakar basis data. Pencampuran keahlian dan ukuran dari tim proyek bergantung pada sifat khusus dari solusi sistemnya.

2.6.2    Menghubungkan Proyek Sistem dengan Rencana Bisnis

Untuk mengidetifikasi proyek-proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai bisnis paling tinggi, organisasi harus mengembangkan rencana sistem informasi (information systems plan) yang mendukung rencana bisnis keseluruhannya dan di mana sistem-sistem strategis dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat tertingginya. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang mengindikasikan arah pengembangan sistem (tujuan rencananya), alasan-alasannya, sistem/situasi sekarang, pengembangan baru yang perlu dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana implementasi, dan anggaranya.

Rencananya berisi pertanyaan sasaran-sasaran perusahaan dan menjelaskan bagaimana teknologi informasi akan mendukung pencapaian sasaran tersebut. Rencana mengindikasikan keputusan-keputusan terpenting dari manajemen berkenaan dengan pengadaan peranti keras; telekomunikasi; sentralisasi/desentralisasi kekuasaan, data dan peranti keras; dan perubahan organisasional yang diperlukan. Perubahan organiasasional juga biasanya dijelaskan, termasuk kebutuhan pelatihan manajemen dan karyawan; upaya rekrutmen; perubahan dalam proses bisnis; dan perubahan dalam otoritas, struktur, atau praktik manajemen.

Untuk membuat rencana yang efektif, perusahaan harus menginventarisasi dan mendokumentasi semua aplikasi sistem informasi dan komponen infrastruktur TI-nya. Manajer sebaiknya mencoba mengidentifikasi perbaikan keputusan yang dapat memberi nilai tambahan terbesar bagi perusahaan. Kemudian mengembangakan sekumpulan ukuran untuk menghitung nilai dari informasi yang tepat waktu dan akurat pada keputusan yang dihasilkan.

2.6.3    Analisis Perusahaan dan Faktor Kunci Keberhasilan

Untuk mengembangkan sebuah rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus mempunyai pengertian yang jelas untuk kebutuhan informasi baik jangka panjang maupun jangka pendek. Dua metodologi utama untuk menentukan kebutuhan informasi yang mendasar dari organisasi secara keseluruhan adalah perusahaan dan faktor-faktor kunci keberhasilan

  • Analisis Perusahaan (Perencanaan Sistem Bisnis)

Analisis perusahaan (enterpise analysis), juga disebut perencanaan sistem bisnis, menekankan bahwa kebutuhan informasi perusahaan dapat dipahami hanya dengan cara memeriksa keseluruhan organisasi dari segi unit, fungsi, proses, dan elemen datanya. Analisis perusahaan dapat membantu mengidentifikasi berbagai entitas dan atribut kunci dari data organisasi.

Metode utama yang digunakan dalam pendekatan analisis perusahaan adalah untuk mengambil sampel yang besar dari para manajer dan bertanya kepada mereka bagaimana mereka menggunakan informasi, di mana mereka mendapatkan informasi tersebut, apa sasaran mereka, bagaimana mereka mengambil keputusan, dan apa kebutuhan data mereka. Hasil dari survei atas para manajer ini kemudian dikelompokkan ke dalam berbagai sub-unit, fungsi, proses, dan matriks data. Elemen-elemen data disusun ke dalam kelompok-kelompok aplikasi logis—kelompok elemen data yang mendukung sekumpulan proses organisasional yang saling berkaitan.

Kelemahan analisis perusahaan adalah menghasilkan sejumlah data yang besar yang pengumpulannya mahal dan analisisnya sulit. Pertanyaannya biasanya berfokus tidak pada sasaran penting manajemen dan di mana informasi dibutuhkan, melainkan lebih pada informasi apa yang digunakan. Hasilnya adalah kecenderungan untuk mengotomatisasi apa pun yang sudah ada alih-alih mengembangkan pendekatan yang benar-bener baru dalam menjalankan bisnis.

  • Faktor Kunci Keberhasilan

Pendekatan analisis strategis, atau faktor kunci keberhasilan, menekankan bahwa kebutuhan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah faktor kunci keberhasilan (critical success factors—CSF) dari manajer. Apabila sasaran ini dapat tercapai, maka keberhasilan perusahaan atau organisasi dapat dipastikan (Rockart, 1979).

Metode utama yang digunakan dalam analisis CSF adalah wawancara perorangan sebanyak tiga atau empat dengan sejumlah manajer tingkat atas yang mengidentifikasi sasaran mereka dan CSF-nya. CSF perorangan ini dikumpulkan untuk mengembangkan gambaran umum CSF perusahaan.

Kekuatan dari metode CSF adalah menghasilkan data yang lebih sedikit untuk dianalisis daripada analisis perusahaan. Tidak seperti analisis perusahaan, metode CSF menfokuskan perhatian organisasional pada cara menangani informasi.

Kelemahan utama metode ini adalah tidak adanya cara yang tegas dan ketat mengenai bagaimana CSF perorangan dapat dikumpulkan menjadi pola perusahaan yang jelas. Selain itu, mereka yang diwawancarai (dan pewawancaranya) sering kebingungan dalam membedakan antara CSF perorangan dan organisasional.

2.6.4    Analisis Portofolio

Setelah analisis strategis menentukan arah secara keseluruhan dari pengembangan sistem, analisis portofolio (portfolio analysis) dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem yang sifatnya alternatif. Analisis portofolio menginvestaris semua proyek dan aset sistem informasi organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak outsourcing, dan lisensi. Portofolio investasi sistem informasi ini memiliki profil risiko dan manfaat tertentu pada perusahaan, mirip dengan protofolio keuangan. Setiap proyek sistem informasi membawa sejumlah resiko dan manfaat tersendiri.

2.6.5    Model Penilaian

Model penilaian (scoring model) berguna untuk memilih proyek yang perlu memperhitungkan banyak kriteria. Model penilaian memberi bobot pada berbagai fitur dalam sebuah sistem, kemudian menghitung total pembobotannya. Perusahaan harus menentukan antara dua alternatif sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning—ERP).

Sama seperti semua teknik “objektif”, terdapat banyak penilaian kualitatif yang dilibatkan dalam penggunaan model penilaian. Model ini membutuhkan para pakar yang memahami persoalan-persoalannya dan teknologinya. Model penilaian digunakan secara umum untuk mengonfirmasi, merasionalisasi, dan mendukung keputusan, alih-alih menjadi penentu final dalam memilih sistem.

2.7       Menentukan Nilai Bisnis Sistem Informasi

Walaupun proyek sistem mendukung sasaran strategi perusahaan dan memenuhi kebutuhan informasi pengguna, hal itu perlu untuk juga menjadi investasi yang baik bagi perusahaan. Nilai sistem dari perspektif keuangan pada intinya berkisar pada isu imbal hasil atas modal yang telah diinvestasikan.

2.7.1    Biaya dan Manfaat Sistem Informasi

Manfaat berwujud (tangible benefit) dapat diukur dan diberikan nilai uang. Manfaat tak berwujud (intangible benefit) tidak dapat diukur langsung tetapi dapat menghasilkan keuntungan yang dalam jangka panjangnya dapat diukur. Sistem transaksi dan administratif yang menggantikan tenaga kerja dan ruang penyimpanan selalu menghasilkan manfaat tampak yang lebih terukur dibandingkan sistem informasi manajemen, DSS, dan sistem kerja kolaborasi dengan dukungan komputer.

2.7.2    Penganggaran Model untuk Sistem Informasi

Model penganggaran modal (capital budgeting) adalah salah satu teknik mengukur nilai investasi dalam proyek investasi modal berjangak panjang. Perusahaan-perusahaan berinvestasi dalam proyek-proyek modal untuk memperluas produksi untuk memenuhi permintaan atau untuk memodernisasi perlengkapan produksi untuk menekan biaya. Dan juga untuk berbagai alasan non-ekonomis, seperti memasang perlengkapan pengendalian polusi, mengubah basis data sumber daya manusia seturut peraturan pemerintah, atau memuaskan permintaan masyarakat yang buka pangsa pasarnya. Sistem informasi dianggap sebagai proyek investasi model jangka panjang.

Model penganggaran modal yang mendasar dalam mengevaluasi proyek teknologi informasi adalah:

  • Metode pembayaran kembali.
  • Tingkat pengembalian ats investasi akuntansi (accounting rate of return on investment—ROI).
  • Nilai sekarang bersih.
  • Tingkat pengembalian internal (internal rate of return—IRR).

Metode penganggaran modal bergantung pada pengukuran arus kas yang masuk dan keluar perusahaan. Biaya investasi untuk proyek sistem informasi adalah arus kas keluar yang sifatnya segera, yang disebabkan oleh pengeluaran untuk peranti keras, peranti lunak, dan tenaga kerja. Arus kas masuk berbentuk peningkatan dalam jumlah produk yang terjual atau penghematan biaya produksi dan operasional. Selisi antara arus kas keluar dan masuk digunakan untuk menghitung keuntungan finansial dari sebuah investasi. Ketika arus kasnya telah di ketahui, beberapa metode alternatif memungkinkan kita membandingkan berbagai proyek membuat keputusan mengenai investasinya.

  • Metode Pembayaran Kembali

Metode pembayaran kembali (payback method) cukup sederhana. Ini adalah pengukuran dari waktu yang dibutuhkan untuk membayar kembali investasi awal dari sebuah proyek. Periode pembayaran kembali dihitung sebagai berikut.

c5

Metode pembayaran kembali adalah metode yang populer karena sederhana kesederhanaannya dan kekuatannya sebagai suatu metode penilaian awal. Metode pembayaran kembali ini terutama tepat untuk proyek berisiko tinggi di mana masa hidup yang bermanfaat dari sebuah proyek sulit ditentukan.

Kelemahan dari pengukuran ini justru adalah sifatnya yang baik: metode ini mengabaikan nilai waktu dari uang, jumlah dari arus kas setelah periode pembayaran kembali, nilai pembuangan (biasanya nol untuk sistem komputer), dan profitabilitas investasi.

  • Tingkat Imbal Hasil atas Investasi Akuntansi (ROI)

Tingkat imbal hasil atas investasi akuntansi (accounting rate of return on investment—ROI) menghitung tingkat imbal hasil investasi dengan menyesuaikan arus kas masuk dari investasi terhadap depresiasi. Ini memberikan perkiraan pendapatan akuntansi dari proyek ini

Untuk menghitung ROI, pertama hitung keuntungan bersih rata-rata. Rumus untuk keuntungan bersih rata-rata adalah:

c6

Keuntungan bersih ini dibagi dengan total investasi awal unruk mendapatkan nilai ROI. Rumusnya adalah:

c7

Kelemahan dari ROI adalah dapat mengabaikan nilai waktu dari uang.

  • Nilai Sekarang Bersih

Nilai sekarang (present value) adalah nilai uang di masa sekarang dari pembayaran yang akan diterima di masa depan. Ini dapat dihitung dengan rumus:

c8
Dengan demikian, untuk membandingkan investasinya (dalam nilai uang sekarang) dengan tabungan atau pendapatan di masa depan, anda harus mengurangi pendapatan pada nilai sekarangnya kemudian menghitung nilai sekarang bersih dari investasi. Nilai sekarang bersih (net present value) adalah jumlah uang dari nilai investasinya, yang memperhitungkan biayanya, pendapatannya, dan nilai waktu dari uang. Rumus nilai sekarang bersihadalah:

  • Tingkat Pengembalian Internal (IRR)

Tingkat pengembalian internal (internal rate of return—IRR) didefinisikan sebagai tingkat imbal hasil atau keuntungan yang diharapkan dari suatu investasi, dengan memperhitungkan nilai waktu dari uang. IRR adalah tarif diskon (suku bunga) yang akan mengurangi nilai sekarang dari arus kas masa depan dengan biaya awal proyek.

  • Hasil Analisis Penganggaran Modal

Dengan analisis ini, anda dapat bertanya, investasi lain apa yang lebih baik dari sudut pandang efisiensi dan efektivitas, dan apakah semua manfaatnya telah diperhitungkan.

2.7.3    Model Penentuan Harga Opsi Nyata

Model penentuan harga opsi nyata (real options pricing models—ROPM) menggunakan konsep dari penilaian opsi yang dipinjam dari industri keuangan. Opsi pada dasarnya adalah hak, bukan kewajiban, untuk melakukan tindakan di masa depan.

2.7.4    Batasan Berbagai Model Keuangan

Fokus yang sifatnya tradisional pada aspek keuangan dan teknis dari suatu sistem informasi cenderung melihat pada dimensi sosial dan organisasional dalam sistem informasi tersebut yang dapat mempengaruhi biaya dan manfaat aktual dari investasi.

2.8       Mengelola Resiko Proyek

2.8.1    Dimensi Resiko Proyek

Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis dari staf sistem informasi dan tim proyek.

  • Ukuran proyek. Semakin besar proyeknya—seperti yang diindikasikan oleh pengeluaran uang, jumlah staf implementasi, waktu yang dialokasikan unruk implementasi, dan jumlah unit organisasional yang terpengaruh—semakin besar risikonya.
  • Struktur proyek. Beberapa proyek jauh lebih terstruktur daripada yang lainnya.
  • Pengalaman dengan teknologi. Risiko proyek meningkat apabila tim proyek dan staf sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan.

2.8.2    Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi

Sebagian besar proyek sistem informasi terhambat karena proses perubahan organisasional di seputar pembuatan sistemnya tidak ditangani dengan baik. Pembuatan sistem yang sukses membutuhkan adanya manajemen perubahan (change management) yang cermat.

  • Konsep Implementasi

Implementasi (implemetation) adalah semua aktivitas organisasional yang berhubungan dengan penggunaan, manajemen, dan rutinisasi dari sebuah inovasi, misalnya sistem informasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah seorang agen perubahan (change agent).  Analis ini tidak hanya mengembangkan solusi teknis, tetapi juga mendefinisikan ulang berbagai konfigurasi, interaksi, aktivitas pekerjaan, dan hubungan kekuasaan dari berbagai kelompok organisasional.

  • Peran Pengguna Akhir

Partisipasi pengguna dalam perancangan dan operasi dari sistem informasi membawa beberapa hasil positif. Pertama, apabila para pengguna terlibat secara mendalam pada proses perancangan sistem, mereka mempunyai kesempatan lebih untuk menciptakan sistem sesuai prioritas dan kebutuhan bisnis mereka, dan kesempatan lebih untuk mengendalikan hasilnya. Kedua, mereka cenderung bereaksi positif pada sistem yang telah jadi, karena mereka telah menjadi peserta aktif dalam proses perubahannya.

Hubungan antara pengguna dan spesialis sistem informasi biasanya menimbulkan masalah untuk upaya implementasi sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung mempunyai latar belakang, kepentingan, dan prioritas yang berbeda. hal ini disebut jurang komunikasi antara perancang dan pengguna (use-designer communication gap). Perbedaan ini mengarah pada loyalitas organisasional yang brbeda, termasuk pendekatan terhadap cara pemecahan masalah, dan kosakata sistemnya.

  • Dukungan dan Komitmen Manajemen

Apabila sebuah proyek sistem informasi mendapatkan dukungan dan komitmen manajemen pada berbagi tingkatan, ini akan cenderung dipahami positif baik oleh pengguna maupun oleh staf layanan informasi teknis. Dukungan manajemen juga memastikan bahwa sebuah proyek sistem mendapatkan pendanaan dan sumber daya yang cukup agar dapat berhasil.

  • Tantangan Manajemen Perubahan untuk Rekayasa Ulang Proses Bisnis, Aplikasi Perusahaan, serta Merger Akuisisi

Banyak aplikasi perusahaan dan proyek rekayasa ulang disepelekan dengan implementasi yang buruk dan praktik manajemen perubahan yang gagal menjawab perhatian karyawan terkait dengan perubahan.

Proyek-proyek yang berhubungan dengan merger dan akuisisi mempunyai tingkat kegagalan yang juga tinggi. Merger dan akuisisi sangat dipengeruhi oleh karakteristik organisasional dari perusahaan yang melalukannya, dan juga infrastruktur TI-nya.

2.8.3    Mengendalikan Faktor Resiko

Langkah pertama dalam mengelola risiko proyek meliputi identifikasi sifat dan tingkat risiko yang dihadapi proyek (Schmidt, Lyytinen, Keil, dan Cule, 2001). Para pelaku implementasi kemudian dapat mengendalikan setiap proyek dengan perangkat dan pendekatan manajemen risiko yang sesuai dengan tingkatan risikonya (Iversen, Mathiassen, dan Nielsen, 2004; Bakri, Rivard, dan Talbot; McFarlan, 1981)

  • Menghadapi Kerumitan Teknis

Perangkat integrasi internal (internal integration tools) sangat membantu dalam mengerjakan proyek-proyek dengan teknologi yang rumit dan menantang. Kesuksesan dari proyek semacam itu bergantung pada seberapa baik pengelolaan kerumitan teknisnya.

  • Perangkat Perencanaan dan Pengendalian Formal

Perangkat perencanaan formal (formal planning tools) dan perangkat pengendalian formal (format control tools), jiga digunakan dengan benar akan membantu proyek-proyek besar mendokumentasi dan mengawasi rencana proyek. Dua metode yang paling umum digunakan untuk dokumentsi rencana proyek adalah diagram Gantt dan Diagram PERT. Diagram Gantt (Gantt Chart) mencantumkan daftar aktivitas proyek berikut waktu mulai dan waktu penyelesaiannya. Diagram Grantt merepresentasikan setiap tugas sebagai sebuah batang horizontal yang panjangnya sebanding dengan waktu penyelesaiannya. Sedangkan Diagram PERT menggambarkan proyek sebagai diagram jaringan yang terdiri atas noktah-noktah yang diberi nomor (baik lingkaran maupun persergi) yang mempersentasikan tugas proyek.

Teknik ini dapat membantu manajer mengindetifikasi adanya penyempitan (bottleneck) dan menentukan dampak yang akan muncul dari masalah terhadap waktu penyelesaian proyek. Teknik-teknik ini juga dapat membantu para pengembang sistem membagi proyek menjadi segmen-segmen yang lebih kecil dan dapat dikendalikan, dengan hasil-hasil yang terdefinisi dan terukur. Teknik-teknik pengendalian standar dapat dengan sukses menampilkan pada diagram kemajuan dari proyek terhadap anggaran dan tanggal sasarannya, jadi penyimpangan dari rencana semula dapat diketahui.

  • Meningkatkan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Penolakan dari Pengguna

Perangkat integrasi eksternal (external intergration tools) memuat cara-cara menghubungkan pekerjaan tim implementasi kepada para pengguna dalam semua tingkat organisasional.

Apabila penggunaan sistem bersifat sukarela, para pengguna dapat memilih untuk menghindari penggunaannya; apabila penggunaannya adalah keharusan, penolakan atas sistem tersebut akan mewujud dalam meningkatkan jumlah kesalahan, kerusakan, perputaran, bahkan sabotase. Untuk itu, strategi implementasi tidak hanya harus mendukung partisipasi dan kertelibatan pengguna, tetapi juga harus menangani masalah kontraimplementasi (Keen, 1981).

Kontraimplementasi (counterimplemetation) adalah strategi untuk menghalangi implementasi sistem informasi atau inovasi dalam sebuah organisasi. Strategi untuk mengatasi penolakan dari pengguna meliputi meminta partisipasi pengguna, mendidik dan melatih pengguna, mengeluarkan perintah dan kebijakan manajemen, dan memberikan insentif yang baik untuk para pengguna yang mau bekerja sama.

2.8.4    Merancang Untuk Perusahaan

Karena tujuan sistem baru adalah meningkatkan kinerja perusahaan, proyek sistem informasi harus secara eksplisit menyebutkan apa saja perubahan dalam organisasi yang akan terjadi ketika sistem baru tersebut terpasang, termasuk pemasangan internet, ekstranet, dan aplikasi Web.

Bidang-bidang di mana pengguna berantarmuka dengan sistem membutuhkan perhatian khusus, dengan sensitivitasnya pada isu-isu ergonomi. Ergonomi (ergonomics) mengacu pada interaksi antar orang dengan mesin dalam suatu lingkungan kerja.

Walaupun aktivitas analisis sistem dan perencanaan seharusnya juga melibatkan analisis dampat organisasional, bidang ini biasanya terlupakan. Analisis dampak organisasional (organizational impact analysis) menjelaskan bagimana sistem yang diusulkan akan memengaruhi struktur organisasi, sikap, pengambilan keputusan, dan operasi.

  • Rancangan Sosioteknis

Satu cara untuk memberikan persoalan manusia dan organisasional adalah untuk menerapkan praktik rancangan sosioteknis (siciotechnical design) ke dalam proyek sistem informasi. Hasil rancangan sosioteknis diharapkan menghasilkan suatu sistem informasi yang menggabungkan efisiensi teknis dengan sensitivitas pada kebutuhan organisasional dan manusia, yang mengarah pada kepuasan kerja dan produktivitas yang lebih tinggi.

2.8.5    Perangkat Peranti Lunak Manajemen Proyek

Peranti lunak manajemen proyek biasanya menampilkan kemampuan untuk mendefinisikan dan menyusun tugas, mengalokasikan sumber daya untuk tugas, menentukan tanggal mulai dan tanggal berakhir dari tugas, melacak kemajuannya, dan memfasilitasi modifikasi untuk tugas dan berbagai sumber daya.

Microsoft Project merupakan peranti lunak manajemen proyek yang paling banyak digunakan sekarang ini. Dengan wizard Project Guide, kita dapat dibantu dalam mendefisinisikan proyek, menyusun tugasnya, menentukan tenggat waktu, menentukan para pekerja dan biayanya, memilih template kalender, dan menyimpan rencana proyek versi acuan. MS Project juga melacak bagaimana perubahan dala satu aspek proyek memengaruhi yang lainnya.

Microsoft Project kini mempunyai versi Enterprise Management Solution Enterprise dengan komponen server yang membantu perusahaan-perusahaan besar mengelola proyek-proyek di banyak lokasi yang berbeda. MS Project juga menyediakan front-end berbasis Web sehingga para pengguna dapat bekerja dengan peranti lunak browser Web untuk menambahkan sumber daya proyek.

 

BAB III

PENUTUP

3.1       Kesimpulan

Membangun sistem informasi adalah suatu bentuk perubahan terencana dalam perusahaan yang melibatkan banyak orang dalam perusahaan. Aktivitas-aktivitas inti dalam pengembangan sistem adalah analisis sistem, pemrograman, pengujian, konversi, produksi, dan pemeliharaan. Terdapat sejumlah metode alternative untuk mengembangkan sistem informasi, yang masing-masing tepat untuk jenis masalah yang berbeda. Dua prinsip metodologi untuk pemodelan dan perancangan sistem informasi adalah metodologi terstruktur dan pengembangan berorientasi objek. Bisnis-bisnis dewasa ini sering kali perlu membuat aplikasi e-commerce dan e-business dengan cepat agar tetap mampu bersaing.

Sebagian besar proyek sistem informasi memakan waktu lebih lama dan biaya lebih besar untuk implementasi daripada yang diperkirakan pada awalnya. Manajemen proyek yang baik perlu memastikan bahwa sistem disampaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan memberikan manfaat bisnis yang nyata.

3.2       Saran

Perusahaan harus bisa menunjukkan bagaimana pengembangan sistem yang baru dapat menghasilkan berbagai perubahan dalam perusahaan. Mengidentifikasi dan menjelaskan aktivitas-aktivitas inti dalam proses pengembangan sistem. Mengevaluasi metode-metode alternative untuk mengembangkan sistem informasi. Membandingkan berbagai metodologi alternative untuk memodelkan sistem. Serta mengidentifikasi dan menjelaskan pendekatan-pendekatan baru terhadap pengembangan sistem dalam era perusahaan digital.

Peran manajemen proyek dalam menunjang terwujudnya target dan sasaran sebagai kekuatan strategi untuk mempercepat pembangunan suatu proyek. Manajer proyek harus dapat membangun suatu sistem pengembangan produk yang mempunyai kemampuan untuk dipahami,didesain dan menghasilkan produk yang bermanfaat kompetisi bagi perusahaan. Manajer proyek harus dapat mencermati perubahan siklus hidup produk yang didasarkan atas pengamatan terhadap lingkungan organisasi dan selalau menjalin komunikasi yang baik dengan konsumen, mengelola produk, proses dan pemasok, sehingga tingkat kesuksesan produk berhasil.

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Laudon, C. Kenneth, Jane P. Laudon, Sistem Informasi Manajemen: Buku 1 Edisi 10, Salemba Empat, Jakarta:2007.