Tags

,

Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi

Ditujukan sebagai tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

 

 Logo_Unswagati

KELOMPOK :

ALLAN M.Z.K (111040101)

FITRI FAWZIA FAJRY (111040104)

IIP SHOFIANAH (111040117)

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SWADAYA GUNUNG JATI

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada kami sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam menggunakan Bahasa Indonesia sebagai bahasa pemersatu.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata, saya sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin.

 

                                                                                                Cirebon, Maret 2012

 

                                                                                                            Penyusun

BAB 1

PENDAHULUAN

Sebagai seorang manajer, anda perlu tahu mengenai hubungan antar organisasi, sistem informasi, dan strategi bisnis. Anda perlu memahami bagaimana memanfaatkan sistem informasi secara strategis dan bagaimana sistem bisa membantu anda membuat keputusan secara lebih baik. Bab ini memperkenalkan ciri-ciri dari organisasi yang perlu anda pahami saat anda mendesain, membangun, dan menjalankan sistem informasi manajemen. Selanjutnya, kita mengulas masalah-masalah yang dihadapi perusahaan dari kompetensi dan berbagai macam cara sistem informasi memberikan keuntungan yang kompetitif.

BAB 2

Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi

  1. Organisasi dan Sistem Informasi

Sistem informasi dan organisasi memiliki hubungan yang saling terkait satu sama lain. Sistem informasi harus selalu disesuaikan dengan organisasi. Organisasi harus mampu mengoptimalkan sistem informasi sehingga mendapatkan keuntungan dari teknologi-teknologi yang ada. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sanat dipengaruhi oleh faktor mediasi, yaitu lingkungan, kultur, struktur, prosedur baku, proses bisnis, politik, keputusan manajemen, dan peluang. Manajer harus mampu memahami sistem informasi, karena sangat akan mempengaruhi kehidupan organisasi. Manajer perlu memilih sistem apa dan bagaimana yang akan dibangun didalam organisasi.

cats2

Organisasi (definisi teknis) adalah struktur sosial formal yang stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan untuk diproses sehingga menghasilkan output. Organisasi (definisi bhavioral) adalah sekumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung jawab yang harus diseimbangkan selama periode tertentu melalui konflik dan resolusi konflik. Organisasi (perusahaan) menransformasi input-input ini menjadi produk dan jasa didalam fungsi produksi. Produk dan jasa kemudian dikonsumsi oleh lingkungan dan dikembalikan lagi sebagai input. Sebuah organisasi kelangsungan kegiatannya akan lebih stabil dibandingkan sebuah kelompok.

Ciri-ciri Organisasi :

  1. Rutinitas dan Proses Produksi

Semua organisasi tersusun dari rutinitas dan perilaku individu, kumpulan yang membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk perusahaan untuk memproduksi barang dan untuk merubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi.

  1. Politik Organisasi

Orang-orang yang memiliki sudut pandang yang berbeda mengenai sumber daya, penghargaan, dan hukuman yang diberikan kepada baik karyawan maupun manajer di dalam setiap organisasi.

  1. Budaya Organisasi

Adalah seperangkat asumsi proses bisnis dalam menciptakan nilai dengan kekuatan pengikat yang kuat yang menghambat konflik politik dan mendorong  yang sama, perjanjian pada prosedur, dan praktik yang umum.

  1. Lingkungan Organisasi

Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima. Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan.

  1. Struktur Organisasi

Misal birokrasi professional, yaitu organisasi berbasis pengetahuan dimana barang dan jasa bergantung pada keahlian dan pengetahuan professional. Contohnya seperti firma hukum, sistem sekolah, rumah sakit.

Definisi teknis dan behavioral dari organisasi tidaklah saling kontradiksi. Sebaliknya, masing-masing saling melengkapi. Definisi teknis menjelaskan kepada kita bagaimana beribu-ribu perusahaan dalam pasar yang kompetitif mengkombinasikan modal, tenaga kerja, dan teknologi informasi, sementara model behavioral membawa kita masuk kedalam masing-masing perusahaan untuk melihat bagaimana teknologi itu mempengaruhi kerja internal organisasi.

Stuktur Organisasi

Semua organisasi memiliki bentuk atau stuktur. Klasifikasi Mintzbegt(1979) menunjukkan lima jenis struktur organisasi: struktur wirausaha, birokrasi mesin, birokrasi dengan divisi, birokrasi professional, adhocracy. Pada perusahaan wirausaha kecil anda akan sering menemukan sistem yang dirancang dengan buruk yang dikembangkan terburu-buru yang sering melebihi kegunaannya dengan cepat. Pada rerusahaan multidivisi yang besar yang beroperasi pada rarusan lokasi anda akan sering menemukan bahwa tidak terdapat satu sistem informasi tunggal yang terintegrasi, tatapi justru setiap divisi memilik perangkat sistem informasinya sendiri.

Ciri-ciri lain Organisasi

Organisasi memiliki tujuan yang menggunakan sarana yang berbeda untuk mencapainya. Beberapa organisasi memiliki tujuan yang koersif (misalnya sebagai penjara) lainnya memiliki tujuan manfaat (missal untuk bisnis). Yang lainnya lagi memiliki tujuannormatif (universal, kelompok religious). Organisasi juga melayani kelompok yang berbeda atau memiliki anggota yang berbeda,beberapa menguntungkan anggotanya, yang lainnya menguntungkan klien, pemegang saham atau masyarakat.

  1. Fitur-Fitur Umum Organisasi

Organisasi mengatur tenaga ahli dalam sebuah struktur hierarki otoritas dimana setiap orang bertanggung jawab terhadap seseorang dan otoritas terbatas pada tindakan-tindakan tertentu. Otoritas dan tindakan masih dibatasi lagi oleh aturan-aturan atau prosedur-prosedur abstrak yang diinterpretasikan dan diterapkan untuk kasus-kasus tertentu. Aturan-aturan ini menciptakan sistem pengambilan keputusan bersifat netral dan universal, setiap orang diperlakukan sama. Organisasi berusaha menyewa dan mempromosikan karyawan berdasarkan kualifikasi teknis dan profesionalisme. Organisme menerapkan prinsip efesiensi, menghasilkan keuntungan  sebesar-besarnya dengan menggunakan usaha seminim mungkin.

cats-crop

Menurut Weber, birokrasi bersifat umum karena merupakan bentuk yang paling efisien dari organisasi. Para ahli lainnya memberi tambahan atas pendapat Weber, mengidentifikasi fitur-fitur tambahan dari organisasi. Semua organisasi mengembangkan prosedur standar pengoperasian, politik, dan kultur.

  1. Prosedur Standar Pengoperasian

Organisasi yang bertahan selama satu periode waktu tertentu menjadi sangat efisien, menghasilkan jumlah produk dan jasa terbatas dengan mengikuti aturan-aturan standar. Aturan-aturan rutinitas standar ini dikumpulkan menjadi aturan-aturan, prosedur, dan praktik-praktik yang seksama dan rasional yang disebut prosedur standar pengoperasian (PSP) yang akan dikembangkan untuk dapat mencakup semua situasi yang mungkin dihadapi.  Prosedur standar pengoperasian sangat membantu mempertahankan efisiensi organisasi modern. Perubahan apapun dalam PSP memerlukan usaha organisasi yang besar.

  1. Politik Organisasi

Para anggota organisasi menduduki beragam posisi dengan beragam spesialisasi, perhatian, dan prespektif. Akibatnya, mereka memiliki sudut pandang berbeda mengenai bagaimana sumber-sumber, penghargaan, dan hukuman dilaksanakan. Perbedaan-perbedaan ini menjadi persoalan bagi manajer dan karyawan, dan hasilnya adalah pergolakan politik, persaingan, dan konflik didalam organisasi. Hambatan politik adalah salah satu dari sekian banyak kesulitan terbesar untuk membawa perubahan organisasi khususnya perkembangan sistem informasi yang baru. Hampir semua sistem informasi yang mebawa perubahan-perubahan signifikan mengenai tujuan yang hendak dicapai perusahaan, prosedur, produktifitas, dan personil berpotensi menghaus oposisi politis yang serius

  1. Kultur Organisasi

Kultur organisasi merupakan kumpulan asumsi fundamental seperti mengenai produk apa yang harus dihasilkan organisasi, bagaimana prosesnya, dimana, dan untuk siapa. Umumnya asumsi-asumsi kultural ini seluruhnya diyakini begitu saja dan arang diutarakan secara publik (Schein,1985). Kultur organisasi merupakan kekuatan besar yang mempersatukan yang menghambat konflik politik dan membawa pemahaman, persetujuan prosedur, dan praktik-praktik lainnya. Jika kita semua berbagi asumsi kultural mendasar, maka persetujuan dalam hal-hal lainnya dapat dimungkinkan. Namun, selain itu kultur organisasi juga menjadi penghalang besar bagi perubahan khususnya perubahan teknologi. Sebagian besar organisasi akan melakukan apapun untuk mencegah perubahan asumsi dasar. Setiap perubahan teknologi apapun akan mengancam asumsi kultural yang sudah umum diterima pada organisasi. Namun demikian, ada kalanya satu-satunya cara yang bijaksana bagi bagi perusahaan agar selangkah lebih maju adalah dengan menerapkan teknologi baru yang secara langsung melawan kultur organisasi. Jika ini terjadi, maka teknologi sering bertahan sementara kultur perlahan-lahan menyesuaikan.

  1. Fitur-Fitur Khusus Organisasi

Walaupun semua organisasi memiliki karakteristik yang umum, namun tidak ada dua organisasi yang sama persis. Semua organisasi memiliki struktur, sasaran, konstituensi, gaya kepemimpinan, tugas-tugas, dan lingkungan sekitar yang berbeda.

Tipe-tipe Organisasi

Satu hal penting yang membedakan tiap organisasi adalah struktur atau bentuknya. Karakteristik perbedaan struktur itu ada beragam cara. Mintzberg menggolongkan,lima bentuk dasar organisasi.

Tipe Organisasi Keterangan Contoh :
Struktur Usahawan Perusahaan kecil, baru mulai, dalam lingkungan yang cepat berubah. Ia memiliki struktur sedehana dan dikelola usahawan yang bertindak sebagai direktur pelaksana tunggal. Bisnis kecil yang baru mulai
Birokrasi Mesin Birokrasi besar yang ada dilingkungan yang lambat berubah, menghasilkan barang-barang produksi standar. Didominasi oleh tim dan pengambilan keputusan tersentralisasi. Perusahaan pabrikan berskala menengah
Birokrasi Divisional Kombinasi dari beragam birokrasi mesin, masing-masing menghasilkan produk dan layanan yang berbeda, semua dikendalikan dari kantor pusat. General motor yang memiliki anak perusahaan sejumlah 500
Birokrasi Profesional Organisasi berbasis pengetahuan dimana bentuk barang-barang produksi dan jasa tergantng pada keahlian dan pengetahuan para profesional. Didominasi oleh kepala departemen dengan otoritas sentralisasi yang lemah. Perusahaan Hukum, Sistem sekolah
Adhokrasi Organisasi “satan tugas” yang harus merespons lingkungan yang berubah dengan pesat. Terdiri dari sejumlah besar kelompok spesialis yang terorganisasi kedalam tim multidispliner jangka pendek dan memiliki kelemahan manajemen pusat. Perusahaan konsultan seperti Rand Coorporation

 

Organisasi dan Lingkungan

Organisasi terletak didalam lingkungan. Disana organisasi mengambil sumber-sumber dan menyediakan barang-barang dan jasake lingkungan. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal balik. Pada satu sisi, organisasi terbuka dan tergantung pada lingkungan sosial dan fisik disekitarnya. Tanpa sumber daya keuangan dan manusia, tidak mungkin ada organisasi. Organisasi harus merespons legislatif dan aturan-aturan main yang dikeuarkan oleh pemerintahan, termasuk segala aksi yang dilakukan pelanggan dan pesaing.

Disisi lain, organisasi yang berasal dari aliansi bisa mempengaruhi proses politik dan dan penerimaan konsumen terhadap produk-produk mereka. Lingkungan biasanya berubah secara lebih cepat dari pada organisasi. Alasan utama atas kegagalan organisasi adalah ketidakmampuan untuk mengadaptasi perubahan lingkungan yang cepat dan kurangnya sumber daya .

Jadi secara garis besar .

Fitur umum organisasi terdiri dari :

  • Struktur Formal
  • Prosedur Standar Pengoperasian (PSP)
  • Politik
  • Kultur
  • Konstituensi
  • Fungsi
  • Kepemimpinan
  • Tugas-tugas
  • Teknologi
  • Proses bisnis

Fitur khusus organisasi terdiri dari :

  • Tipe organisasi
  • Lingkungan
  • Tujuan
  • Kekuasaan
  1. Perubahan Ssitem Informasi dalam Organisasi

Sistem informasi mejadi alat integral, online, interaktif yang erat kaitannya dengan tiap menit operasi dan pengambilan keputusan pada organisasi besar.

Infrastruktur Teknologi Informasi dan Layanan Teknologi Informasi

            Satu cara agar organisasi bisa mempengaruhi bagaimana teknologi informasi digunakan adalah melalui keputusan-keputusan mengenai konfigurasi teknis dan organisasional dari sistem. Cara lain organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah melalui keputusan-keputusan mengenai siap yang akan mendesain, membangun, dan memelihara infrastruktur TI organisasi. Keputusan-keputusan ini menentukan bagaimana layanan teknologi informasi di kirim. Unit atau fungsi organisasi formal yang bertanggung jawab untuk layanan tenologi disebut departemen sistem informasi. Departemen sistem informasi bertanggung jawab untuk memelihara perangkat lunak, perangkat keras, penyimpanan data, dan jaringan yang menyusun infrastruktuk perusahaan.

Departemen sistem informasi terdiri dari para ahli, seperti programer, analisis sistem, pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi. Programer adalah ahli teknis terlatih yang membuat kode-kode instruksi perangkat lunak untuk komputer. Analis sistem bertugas menyusun link-link utama antar kelompok sistem informasi dan kelompok-kelompok lainnya dari organisasi. Merupakan tugas analis sistem untuk menerjemahkan masalah-masalah bisnis dan persyaratannya untuk meenjadi prasyarat informasi dan sistem.

Manajer sistem informasi adalah pemimpin tim yang terdiri dari programer dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, dan kepala kelompok sistem kantor. Ia juga bertindak sebagai manajer untuk pengoperasian komputer dan staf pengetri data. Juga para ahli luar, seperti penjual perangkat lunak dan konsultan sering berpartisipasi dalam operasi harian dan perencanaan jangka panjang sistem informasi.

Dibanyak perusahaan, departemen sistem informasi dikepalai oleh seorang chief information officer (CIO). Ia tergolong manajemen senior yang bertugas memperluas pemanfaatan teknologi informas didalam perusahaan. End user adalah perwakilan diluar kelompok sistem informasi sebagai objek sasaran pengembangan aplikasi. End user atau pengguna akhir memainkan peran yang semakin besar dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi.

Bagaimana Sistem Informasi mempengaruhi Organisasi

  1. Dampak Ekonomi

Ukuran perusahaan biasanya berkembang untuk mengurangi biaya transaksi. Teknologi informasi secara potensial mengurangi biaya pada ukuran tertentu, membuka kemungkinan pertumbuhan pendapatan tanpa menambah ukuran, atau bahkan pertumbuhan pendapatan yang disertai ukuran yang menyusut.

  1. Dampak Organisasi dan Perilaku

a)      Teknologi Informasi atau TI meratakan organisasi, yaitu perataan hierarki dengan memperluas distribusi informasi untuk memberikan kekuatan kepada karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen

b)      Organisasi pascaindustri, yaitu wewenang semakin bergantung kepada pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal.

c)      Memahami penolakan organisasi terhadap perubahan. Terdapat beberapa cara untuk memvisualisasikan penolakan organisasi yang saling berhubungan untuk membawa perubahan dengan mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang-orang secara bersamaan.

  1. Internet dan Organisasi

Internet meningkatkan aksesibiltas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi, dan untuk mengurangi biaya transaksi dan keagenan yang dihadapi kebanyakan organisasi.

  1. Implikasi Rancangan dan Pemahaman Sistem Informasi

Faktor organisasi utama yang harus dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru adalah sebagai berikut :

  • Lingkungan dimana organisasi berfungsi
  • Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, rutinitas, proses bisnis
  • Budaya dan politik organisasi
  • Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan
  • Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap dari karyawan yang akan menggunakan sistem
  • Jenis tugas, keputusan dan proses bisnis dimana sistem info dirancang untuk membantunya.

Internet dan Organisasi

Internet, secara khusus World Wide Web, memiliki dampak yang penting bagi relasi antara perusahaan dan entitas-entitas eksternalnya, bahkan antara perusahaan dengan proses bisnis internalnya. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi. Intinya, Internet mampu secara dramatis menekan biaya transaksi dan agensi. Misalnya, perusahaan perantara dan bank di New York sekarang mampu “mengirim” manual prsedur internalnya kepada karyawannya pada jarak yang jauh dengan mempostingnya di website perusahaan, sehinggu menghemat biaya distribusi. Para tenaga penjua bisa mengetaui informasi harga produk dengan cepat melalui web atau menerima instruksi dari manajemen via e-mail.

Bisnis secara cepat membangun kembali sebagian proses bisnis intinya melalui teknologi Internet dan menjadikan teknologi ini sebagai komponen pokok bagi infrastruktur teknologi informasi (TI). Jika jaringan lebih dimanfaatkan secara efisien, hasilnya adalah proses bisnis lebih mudah dilakukan, karyawan yang dibutuhan lebih sedikit, dan organisasi menjadi lebih ramping daripada dimasa lalu.

  1. Manajer, Pengambilan Keputusan, dan Sistem Informasi

Peran Manajer Dalam Organisasi

Manajer memainkan pran didalam organisasi.Tanggung jawabnya meliputi pengambilan keputusan, membuat laporan, menghadiri pertemuan, mengatur perayaan-perayaan. Menuru Henri Fayol fungsi klasik dari manajer yaitu perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, pengambilan keputusan, dan kontrol. Penjelasan aktivitas manajemen ini mendominasi pemikiran mengenai manajemen dalam jangka waktu yang lama, dan sampai sekarang pun masih tetap populer. Model behavioral menyatakan bahwa perilaku aktual manajer kurang sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, lain dengan yang diindikasikan oleh model klasik. Para peneliti mengetaui bahwa perilaku manajerial nyatanya memiliki 5 atribut yang sangat berbeda dari deskripsi klasik: pertama, manajer menjalankan 600 aktivitas yang berbeda tiap hari tanpa ada jeda. Kedua, aktivitas manajerial terfragmentasi, sebagian besar aktivtas berlangsung selama kurang dari 9 menit, dan hanya 10 persen aktivitas berlangsung selama 1 jam. Ketiga, manajer lebih suka menerima infomasi dari spekulasi, anggapan orang lain, gosip yang beredar, dan tak terencana sebelumnya. (informasi yang tercetak didalam kertas sering dianggap ketinggalan zaman). Keempat, mereka lebih suka bentuk komunikaso secara oral ketimbang tertulis karena lebih fleksibel, hanya memerlukan sedikit usaha. Dan lebih cepat direspon. Kelima, manajer memberi prioritas utama untuk memelihara sekumpulan daftar kontak personal yang beragam serta kompleks yang bertindak sebagai sistem informasi informal dan membantu mereka untuk menjalankan agenda-agendanya dan sasaran jangka pendek dan jangka panjang.

Dengan menganalisis perilaku manajer dari hari ke hari, Mintzberg menemukan bahwa ada 10 peran manajerial. Peran manajeria adalah akivitas yang harus dijalankan manajer didalam sebuah organisasi. Mintzberg mengatakan peran-peran manajerial ini terbagi ke dalam 3 kategori yaitu interpersonal, informational, dan decisional.

Peran interpersonal. Manajer bertindak sebagai figur kepala untuk organisasi sewaktu merepresentasi perusahaannya kedunia luar dan menjalankan tugas-tugas simbolis seperti memberi penghargaan kepada karyawan. Manajer bertindak sebagai pemimpin yang memotivasi, memberi saran, dan mendukung bawahannya. Manajer juga bertindak sebagai penghubung antara beragam level organisasi, didalam tiap level ini, mereka menjadi penghubung antara para anggota tim manajemen.

Peran informational. Manajer bertindak sebagai pusat nadi organisasi, menerima informasi yang paling up to date, konkrit dan mendistribusikannya kepada pihak-pihak terkait. Manajer menjadi penyebar informasi dan pembicara untuk organisasinya.

Peran decisional. Manajer membuat keputusan. Mereka bertindak sebagai pengusaha dengan menginisiasi tiap bentuk aktivitas baru, mereka menangani kesulitan-kesulitan yang muncul diorganisasi, mereka mengalokasikan sumber-sumber kepada staf yang membutuhkan, menegosiasikan konlik dan menjadi mediator antara kelompok-kelompok yang berkonflik didalam organisasi.

Peran                                               Perilaku Sistem Pendukung
Peran Interpersonal
       Figur kepala——————————- Tidak ada
       Pemimpin—————interpersonal– Tidak ada
       Perantara———————————– Sistem komunikasi elektronik
Peran Informational
       Pusat nadi———————————- Sistem informasi manajemen, SPP
       Penyebar—————–Pemrosesan– Sistem kantor, surat
       Pembicara—————–imformasi— Kantor  dan sistem profesional,
work station
Peran decisional
       Pemilik usaha————Pengambilan- Tidak ada
       Pengendali kesulitan—-Keputusan— Tidak ada
       Alokator sumber————————– Sistem SPK
       Negosiator——————————— Tidak ada

 

  1. Manajer dan Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan sering menjadi peran manajer yang sangat menantang. Sistem informasi telah membantu manajer untuk mengkomunikasikan dan mendistribusikan informasi, namun hanya memberi bantuan terbatas untuk pengambilan keputusan manajemen. Karena pengambilan keputusan merupakan wilayah yang terutama dirancang untuk memperngaruhi keseluruhan proses bisnis.

Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan strategis menentukan sasaran-sasaran jangka panjang, smber-sumber, dan kebijakan organisasi. Pengambilan keputusan untuk kontrol manajemen secara prinsip memberi perhatian pada bagaimana sumber-sumber digunakan secara efektif dan efisien, dan bagaimana unit-unit operasional menjalankan tugasnya. Pengambilan keputusan kontrol operasional menentukan bagaimana melaksanakan tugas-tugas khusus yang berasal  dari manajemen madya. Pengambilan keputusan level-pengetahuan berhubungan dengan pengevaluasian gagasan-gagasan baru untuk menciptakan produk dan layanan, cara-cara untuk mengkomunikasikan pengetahuan baru, dan cara-cara untuk mendistribusikan informasi keseluruh organisasi.

Didalam tiap level pengambilan keputusan ini, para peneliti menggolongkan keputusan menjadi keputusan terstruktur dan keputusan tidak testruktur. Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan-keputusan yang memerlukan evaluasi, pengertian, dan pertimbangan terhadap definisi masalah. Tiap keputusan yang dihasilkan selalu baru, penting, dan besifat non-rutin, dan tidak perlu kesepakatan prosedural dalam membuat (Corry dan Scott-Morton, 1971). Keputusan terstruktur, kebalikannya, adalah keputusan-keputusan yang bersifat rutin dan berulang-ulang, dan memerlukan prosedur baku untuk menanganinya supaya lebih praktis. Ada juga keputusan yang bersifat semi terstruktur, yaitu hanya bagian tertentu dari masalah yang memiliki jawaban yang jelas sesuai dengan prosedur tertentu, sedangkan bagian lainnya masih belum jelas penyelesaiannya.

cats-crop1

Tingkatan Pengambilan Keputusan

Proses pengambilan keputusan mengandung beberapa aktivitas yang saling berbeda. Simon (1960) menggambarkan 4 tingkat dalam pengambilan keputusan yaitu kecerdasan, perancangan atau desain, pilihan, dan penerapan. Kecerdasan terdiri dari pengidentifikasian dan pemahaman masalah-masalah yang muncul didalam organisasi mengenai mengapa masalah itu muncul, dimana, dan apa saja akibatnya. Sistem tradisional SIM yang menawarkan variasi rincian informasi dapat membantu mengidentifikasikan masalah, khususnya jika sistem yang bersangkutan memberi beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai outputnya.

Selama melakukan perancangan atau desain solusi atas masalah individu merancang kemungkinan solusi atas masalah. Sistem SPK yang sederhana ideal untuk tingkat pengambilan keputusan ini karena mampu menjalankan model-model sederhana, bisa dikembangkan dengan cepat, dan bisa dioperasikan dengan data yang terbatas.

Pilihan terdiri penentuan dari beraganm solusi alternatif. Di sisi para pengambil keputusan memerlukan sistem SPK yang lebih kompleks untuk mengembangkan data ekstensif yang lebi banyak pada beragam alternatif dan model-model kompleks atau atau alat bantu analisis data untuk  mengkakulasi semua eban, konsekuensi, dan peluang.

Selama melakukan implementasi, ketika keputusan dijalankan, manajer dapat menggunakan sistem pelaporan yang bisa mengerjakan laporan-laporan rutin untuk kemajuan solusi tertentu.

cats-crop2
Model-Model Pengambilan Keputusan

Ada beberapa model yang berusaha menggambarkan bagaimana orang-orang membuat keputusan. Sebagian model ini fokus kepada pengambilan keputusan individual, sebagian lagi fokus kepada pengambilan keputusan dalam kelompok.

Model-model pengambilan keputusan individual mengasumsikan bahwa manusia adalah rasional. Model rasional dari perilaku manusia terbentuk berdasarkan gagasan bahwa orang-orang menjalankan semacam kalkulasi pemaksimalan nilai, kalkulasi rasio, kalkulasi konsisten. Menurut model ini, seorang individu mengidentifikasi sasaran, tujuan dan semua prioritas tindakan alternatif berdasarkan kontribusinya terhadap sasaran tersebut, kemudian memilih satu yang paling memberi kontribusi atas sasaran tujuan itu.

Kritik untuk model ini menunjukan bahwa nyatanya orang tidak bisa mengkhususkan semua alternatif, dan sebagian besar individu tidak memiliki satu sasaran sehingga tidak mampu menyusun semua prioritas alternatif dan konsekuensi. Sebagian besar keputusan bersifat kompleks sehingga mengkalkulasi pilihan.  (bahkan jika dilakukan dengan komputer) hampir tidak dimungkinkan. Daripada mencari di semua alternatif, orang cenderung memilih alternatif pertama yang tersedia yang membawanya kepada sasaran tersebut. Dalam mengambil kebijakan, orang memili kebijakan yang hampir serupa dengan kebijakan yang diambil sebelumnya (Lindbom, 1959). Akhirnya, sebagian ahli menganggap bahwa pengambilan keputusan merupakan proses berkesinambungan dimana keputusan final selalu dimodifikasi.

Penelitia lain menyimpulkan bahwa manusia berbeda dalam hal bagaimana mereka memaksimalkan nilai dan dalam hal rujukan yang digunakan untuk menginterpretasikan informasi dan membuat pilihan. Tversky dan kahneman menunjukan bahwa manusia memiliki prasangka-prasangka yang bisa mendistorsi pengambilan keputusan. Orang-orang bisa termanipulasi utnuk memilih salah satu alternatif hanya dengan mengubah kerangka rujukannya.

Model kognitif menggambarkan disposisi kepribadian yang mendasar terhadap perlakuan atas informasi, alternatif pilihan, dan evaluasi konsekuensi. Pembuat keputusan sistematis mendekati permasalahan dengan cara menstrukturisasi masalah berdasarkan beberapa metode formal. Mereka mengevaluasi dan mengumpulkan informasi berdasarkan metode terstrukturnya. Para pembuat keputusan intuitif mendekati permasalahan dengan beragam metode, menggunaka cara trial and error untuk mencari solusi. Tidak ada satupun metode yang lebih superior daripada yang lainnya dan masing-masing metode bisa menguntungkan untuk situasi tertentu. Sementara masalah terstruktur dengan pokok-pokok yang sudah jelas bisa ditangani dengan “berfikir dahulu” berdasarkan langkah-langkah logis, masalah lainnya memerlukan solusi kreatif yang baru melalui intuisi atau mencoba beberapa bentuk tindakan tersebut sesuai sebagai solusi (Mintzberg dan Westley, 2001).

Acapkali pengambilan keputusan dilakukan oleh satu individu, tetapi oleh kelompok atau organisasi keseluruhan. Pengambilan keputusan model organisasional memperhitungkan karakteristik politik dan struktural dari organisasi. Model-model birokratik, politis, dan bahkan model-model “keranjang sampah” telah diajukan untuk menggambarkan bagaimana pengambilan keputusan terjadi didalam organisasi.

Menurut pengambilan keputusan model birokratis tujuan terpenting organisasi adalanh memelihara organisasi itu sendiri. Tujuan utama lainnya adalah merduksihal-hal lain yang kurang diperlukan. Kebijakan cenderung meningkat dan hanya sedikit berbeda dari masa lalu. Hal ini karena masuknya kebijakan radikal melibatkan sekian banyak hal yang kurang diperlukan. Model ini menunjukan organisasi secara umum bukan sebagai “pemilihan” atau “keputusan” dalam arti rasional; tetapi menurut model-model birokratis, lebih kepada apapun yang dilakukan organisasi merupakan hasil dari prosedur standar pengoperasian yang dijalankan secara aktif.

Organisasi jagang mengubah prosedur standar karena memerlukan pula perubahan personil dan menimbulkan risiko. Walaupun manajemen senior dan pemimpin diberi tugas untuk memimpin organisasi, namun mereka secara eektif terperangkap oleh solusi standar organisasi. Tentu saja sebagian organisasi melakukan perubahan, mereka menemukan cara-cara baru dalam berperilaku, dan bisa dipimpin.Namun, semua perubahan itu membutuhkan waktu yang lama.

Dalam pengambilan keputusan model politis, yang dikerjakan oleh organisasi merupakan hasil tawar-menawar politik antara para pemimpin dan kelompok-kelompok yang terlibat. Organisasi tidak memiliki keputusan yang berasal dari “pilihan” untuk memecahkan “permasalahan”. Keputusan berasal dari kesepakatan atau kompromi yang menghasilkan konflik, munculnya pengendali-pengendali utama, perbedaan minat, kekuatan yang berbeda, dan kebingungan politik.

Teori pengambilan keputusan yang disebut model “keranjang sampah”, menyatakan bahwa organisasi tidaklah rasional. Pengambilan keputusan bersifat insidental dan merupakan produk dari aliran solusi, masalah, dan situasi yang digabungkan secara acak. Model ini bisa menjelaskan mengapa organisasi kadang kala menerapkan solusi yang tidak sesuai untuk masalah yang dihadapi.

  1. Implikasi untuk Perancangan dan Pemahaman Sistem Informasi

Agar mampu memberikan manfaat, sistem informasi harus dibangun dengan suatu pemahaman yang jelas atas organisasi tempat sistem itu diterapkan dan bagaimana sistem informasi secara tepat memberi konstribusi untuk pengambilan keputusan manajerial.

Dalam pengalaman kami, faktor-faktor sentral pada organisasi yang perlu dipertimbangkan dalam merencanakan sistem adalah :

  • Lingkungan dimana organisasi harus berfungsi
  • Struktur organisasi : hierarki, spesialisasi, dan prosedur standar pengoperasian
  • Kultur dan politik organisasi
  • Tipe organisasi dan gaya kepemimpinannya
  • Kelompok-kelompok utama terkait yang mempengaruhi sistem dan perilaku para pekerja yang akan menggunakan sistem itu
  • Jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis yang akan dibantu oleh sistem informasi

Sistem harus dibangun untuk mendukung pengambilan keputusan kelompok dan organisasi. Para perancang sistem informasi harus mendesain sistem yang memiliki karakteristik berikut :

  • Fleksibel dan memberi banyak pilihan untuk menangani data dan mengevaluasi sistem
  • Mampu mendukung beragam gaya, keterampilan, dan pengetahuan juga mampu melacak banyak alternatif dan konsekuensi
  • Sensitif atau birokrasi organisasi dan ketentuan-ketentuan politik
  1. Sistem Informasi dan Strategi Bisnis

Tipe sistem informasi tertentu sangat penting bagi kesejahteraan dan kelangsungan hidup jangka panjang suatu perusahaan. Sistem tersebut, yang merupaka alat ampuh untuk tetap terdepan dalam persaingan, disebut sistem informasi srategis.

Apa yang Dimaksudkan dengan Sistem Informasi Strategi?

Sistem informasi stategis mengubah sasaran, pengoperasian, produk, jasa atau relasi lingkungan organisasi untuk memperkuat posisi dalam persaingan dagang. Sistem yang mampu memberi efek seperti ini mampu mengubah bisnis organisasi.

Sistem informasi strategis harus dibedakan dengan sistem level-strategis untuk manajr senior yang fokus pada permasalahan pengambilan keputusan jangka panjang. Sistem informasi strategis bisa digunakan disemua level pada satu organisasi, dengan jangkauan yang lebih luas dan lebih dalam ketimbang sistem lainnya sebagaimana sudah dijelaskan. Sistem informasi strategis secara intens mengubah cara suatu perusahaan menjalankan bisnisnya. Organisasi perlu mengubah proses pengoperasian internal dan relasinya dengan pelanggan serta pemasok sehingga memperoleh keuntungan dari teknologi sistem informasi yang baru.

Model-model tradisional sedang dimodifikasi untuk mengakomondasi dampak dari perusahaan digital dan alur informasi yang baru. Sebelum lahirnya perusahaan digital, strategi bisnis menekankan persaingan head to head terhadap perusahaan lainnya pada pasar yang sama. Saat ini, penekanan tersebut semakin meningkat dalam hal eksplorasi, identifikasi, dan penguasaan wilayah pasar; juga dalam hal pemahaman rantai nilai pelanggan secara lebih baik; dan belajar lebih cepat dan mendalam ketimbang pesaing lain.

Umumnya tidak ada sistem strategis tunggal, namun ada sejumlah sistem yang beroperasi pada beragam level dari strategi bisnis, perusahaan, dan industri. Untuk tiap level pada strategi bisnis, terdapat pemanfaatan strategis dari sistem. Dan untuk tiap level strategi bisnis, terdapat model yang sesuai yang digunakan untuk analisis.

Strategi Level-Bisnis dan Model Rantai Nilai

Pada level bisnis dari strategi, pertanyaan pokoknya adalah, “Bagaimana kita berkompetisi dalam pasar tertentu ini?” Yang menjadi obyek untuk pasar mungkin saja bolam lampu, televisi kabel, atau perkakas bangunan. Strategi yang paling umum untuk level ini adalah : (1) menjadi penghasil produk dengan biaya yang rendah, (2) mendiferensiasikan produk dan jasa, dan atau (3) mengubah lingkup persaingan baik dengan cara memperluas pasar sampai ke pasar global maupun dengan mempersempit pasar-yaitu fokus hanya pada wilayah yang tidak terjangkau dengan baik oleh pesaing lain. Perusahaan digital memberi kemampuan baru untuk mendukung level strategi dengan cara mengelola rantai persediaan, membangun sistem “nikmati dan beri tanggapan” bagi pelanggan., dan memanfaatkan fungsi web dalam melakukan distribusi produk-produk baru dan jasa ke pasar.

Mendongkrak Teknologi dalam Rantai Nilai

Pada level bisnis, alat bantu analisis yang paling umum adalah analisis rantai nilai. Model rantai nilai memberi pehatian pada aktivitas khusus dimanastrategi kompetitif bisa diterapkan dengan paling baik (Porter, 1985) dan dimana sistem informasi paling memiliki dampak strategis. Model rantai nilai mengidentifikasi poin-poin pengaruh yang khusus dan penting dimaa perusahaan dapat memanfaatkan teknoligi informasi secara paling efektif untuk memperluas posisi kompetitifnya. Tepatnya, dimanakah keuntungan terbesa dari sistem informasi strategis bisa diperoleh –aktivitas khusus apa yang bisa digunakan untuk menciptakan produk dan jasa baru, memperluas penetrasi pasar, mengikat pelanggan dan pemasok, dan menekan biaya oprasional? Model ini memandang perusahaan sebagai rangkaian atau “rantai” dari aktivitas dasar yang menambah nilai bagi produk dan jasa perusahaan. Aktivitas ini bisa dikategorikan baik sebagai aktivitas primer maupun aktivitas pendukung.

Aktivitas primer adalah aktivitas yang paling berhubungan secara langsng dengan produksi dan distribusi produk dan jasa perusahaan, yang menciptakan nilai untuk pelanggan. Aktivitas primer mencakup logistik inboud, pengoperasian, logistik outbound, penjualan dan pemasaran, dan jasa. Logistik inbound meliputi penerimaan dan penyimpanan bahan-bahan material untk produksi. Pengoperasian bertugas mentransformasi input-input menjadi produk jadi. Logistik outbound meliputi penyimpanan dan pendistribusian produk jadi. Penjualan dan pemasaran meliputi promosi dan penjualan produk-produk perusahaan. Aktivitas jasa meliputi pemeliharaan dan perbaikan atas produk dan jasa perusahaan. Aktivitas pendukung memungkinkan proses pengiriman barang pada aktivitas primer dapat dijalankan. Aktivitas pendukung terdiri dari infrastruktur organissi (administrasi dan manajemen), sumber daya manusia (rekrutmen karyawan, kontrak karyawan, dan pelatihan), teknologi (perbaikan dan proses produksi), dan pengadaan (pembelian barang-barang sebagai input produksi).

Organisasi memiliki keunggulan kompetitif jika mampu menyediakan lebih banyak nilai kepada pelanggannya, atau jika memberi nilai yang sama dengan harga yang lebih rendah. Sistem informasi dapat memiliki dampak strategis jika ia mampu membantu perusahaan untuk menyediakan produk dan jasa dengan harga lebih murah daripada pesaingnya tetapi memiliki nilai yang lebih baik. Aktivitas yang memberi nilai kepada produk dan jasa tergantung pada fitur dari setiap perusahaan tertentu.

Rantai nilai perusahaan bisa dihubungkan ke rantai nilai mitraya yang lain, termasuk pemasok, distributor dan pelanggan. Perusahaan bisa mencapai keuntungan strategis dengan memberi nilai, tidak hanya melalui proses rantai nilai internal, tetapi juga melalui hubungan erat yang efisien dengan mitra nilai indurstrinya.

Jaringan yang beroperasi secara digitaldibanyak perusahaan independen bisa dimanfaatkan tidak hanya untuk membeli barang-barang persediaan, tetapi juga untuk berkoordinasi dengan erat mengenai produk. Teknologi internet memungkinkan perluasan rantai nilai sehingga bisa mengikat semua pemasok, mitra bisnis da pelanggan dalam satu value web. Value web merupakan kumpulan perusahaan independen yang menggunakan teknologi internet untuk mengkoordinasi rantai nilai untuk secara kolektif menghasilkan produk atau jasa bagi pasar. Value web lebih bersifat dikendalikan oleh konsumen dan berjalan secara kurang linier daripada rantai nilai tradisional. Value web berfungsi seperti ekosistem bisnis yang dinamis, mensinkronisasi proses bisnis dari pelanggan, pemasok, mitra dagang diantaara beragam perusahaan didalam suatu  industri atau bisnis terkait. Value web bersifat fleksibel dan adaptif terhadap perubahan persediaan dan permintaan. Relasi bisa dibangun atau diputuskan sebagai respons atau perubahan kondisi pasar. Perusahaan bisa memanfaatkan value web untuk mempertahankan relasi dengan banyak pelanggan yang telah lama terjalin, atau untuk merespon cepat transaksi pelanggan secara individual. Perusahaan bisa mempercepat waktu peluncuran produk ke pasar dan ke pelanggan dengan mengoptimasi relasi value web dalam hal pengambilan keputusan mengenai siapa yang bisa mengantarkan produk atau jasa yang diperlukan dengan harga dan lokasi yang tepat.

Bisnis harus mengusahakan perkembangan sistem informasi strategis baik untuk aktivitas rantai nilai inteernal maupun eksternalyang paling memberi nilai lebih. Rantai nilai dan value web tidaklah statis. Dari waktu ke waktu keduanya selalu didesain kembali agar selalu mengikui perubahan dalam lapangan persaingan (Fine dkk, 2002). Perusahaan perlu mengorganisasi dan membentuk kembali sistemnya untuk membuka jalan bagi sumber-sumber nilai yang baru.

Produk dan Jasa Sistem Informasi

Perusahaan bisa memanfaatkan sistem informasi untuk umenciptakan produk dan jasa baru yang unik yang bisa dengan mudah dibedakan dari produk pesaingnya. Sistem informasi strategis untuk diferensiasi produk dapat mencegah salah repons, yaitu seakan-akan perusahaan yang memiliki produk dan jasa yang berbeda tidak perlu lagi dalam hal basis biaya.

Sebagian besar prouk dan jasa berbasis teknologi informasi ini diciptakan oleh institusi finansial. City bank mengembangkan anjungan tunai mandiri (ATM) dan kartu debit di tahun 1977. City Bank pada satu waktu menjadi bank terbesar di Amerika Serikat. ATM City bank sangat berhasil sehingga para pesainnya ikut-ikutan membuat juga sistem ATM mereka. City Bank, Wells Pargo Bank dan yang lainnya terus berinovasi dalam memberi layanan online elektronic banking sehingga pelanggan bisa melakukan sebagian besar transaksi perbankan melalui komputernya dirumah yang terhubung jaringa internet.

Bank-bank tersebut, akhir-akhir ini telah meluncurkan kumpulan jasa rekening yang memungkinkan pelanggan mengetahui semua rekeningnya, termasuk kartu kredit, deposito, online travel reward,dan bahkan mengetahui semua rekening miliknya dibank lainnya, dari satu sumber online. Sebagian perusahaan seperti Net Bank memanfaatkan web untuk menciptakan virtual bank yang menawarkan layanan perbankan kompleks tanpa perlu ada cabang-cabang bank secara fisik.

Sistem reservasi terkomputerisasi seperti perusahaan penerbangan Amerika SABRE pada mulanya merupakan sistem tradisional yang melakukan diferensiasi produk untuk urusan jasa penerbangan dan perjalanan. Kemudian, sistem tradisionalnya dikembangkan sehingga pelanggan bisa memesan secara langsung trayek penerbangan, hotel, sewa mobil melalui web- tidak perlu melalui agen-agen perjalananatau intermediari yang lain.

Sistem yang Fokus pada Ceruk Pasar

Bisnis dapat menciptakan ceruk pasar baru dengan cara mengidentifikasi target tertentu atas produk atau jasa yang mampu menanggapi secara paling baik selera pelanggan. Melalui diferensiasi terfokus, perusahaan dapat menciptakan produk dan jasa khusus bagi target pasar ceruk ini secara lebih baik ketimbang pesaingnya.

Sistem informasi dapat memberi perusahaan keuntungan kompetitif dengan menyediakan data untuk menyusun teknik pemasaran dan penjualan yang tepat. Sistem seperti ini memperlakukan informasi yang ada sebagai sumber yang bisa “ditambang” oleh perusahaan untuk meningkatkan perusahaan untuk menganalisis dengan baik pola pembelian konsumen, seleranya, dan pilihannya sehingga periklanan dan promosi pemasaran secara efisien mencapai puncak pada target pasar yang lebih kecil.

Data berasal dari suatu sumber tertentu, misalnya transaksi kartu kredit, data demografis, data pembelian dari menindaian barcode pada kounter di supermarket atau toko-toko retail, dan data yang terkumpul sewaktu orang berinteraksi pada website. Perangkat lunak yang canggih bisa menemukan pola dalam kumpulan besar data sepeti ini, kemudian menarik kesimpulan berdasarkan pola-pola itu yang bisa membantu serta menuntun pengambilan keputusan. Analis data seperti ini menampilkan model pemasaran one to one dimana pesan-pesan personal tercipta berdasarkan pilihan-pilihan individual.

Biaya yang diperlukan untuk mendapatkan pelanggan baru diperkirakan lima kali dari biaya untuk mempertahankan pelanggan yang sudah ada. Melalui pengujian secara teliti terhadap transaksi pembelian dan aktivitas pelanggan, perusahaan dapat mengidentifikasi pelanggan mana yang paling menguntungkan dan semakin banyak memenangkan bisnis mereka. Sejalan dengan itu, perusahaan bisa menggunakan data-data tersebut untuk mengidentifikasi pelanggan yang kurang menguntungkan. Perusahaan yang terampil memanfaatkan data pelanggan akan fokus kepada identifikasi pelanggan mana yang paling berharga dan akan mengguaan data dari beagam sumber untuk memahami kebutuan mereka (Reinartz dan Kumar, 2002; Davenport, Harris, dan Kohli, 2001; Clemons dan Weber, 1994).

Manajemen Rantai Persediaan dan Sistem Respons Pelanggan Efisien

Perusahaan digital memiliki kemampuan mencakup wilayah sampai diluar sistem strategi tradisional untuk memperoleh keuntungan dari link secara digital ke organisasi lainnya. Strategi level bisnis yang ampuh yang tersedia pada perusahaan digital terdiri dari link-link rantai ilai vendor dan pemasok ke rantai nilai perusahaan. Integrasi rantai nilai bisa dijalankan lebih jauh lagi dengan menghubungkan rantai nilai pelanggan ke rantai nilai perusahaan melalui sebuah “sistem respons pelanggan efisien.” Perusahaan yang memanfaatkan sistem untuk berhubungan dengan pelanggan dan pemasoknya bisa mereduksi biaya inventorinya sementara merepons dengan cepat permintaan pelanggan.

Dengan menjaga agar tetap rendah dan rak-rak persediaan tetap terisi dengan menggunakan sistem pengisian kembali inventori, Sistem manajemen rantai persediaan tidak hana menekanbiaya inventori, namun juga dapat mengantarkan barang atau jasa dengan cepat kepada pelanggan. Manajemen rantai persediaan dengan demikian bisa digunakan untuk menciptakan sistem respons pelanggan yang efisien yang mampu menanggapi permintaan pelanggan secara lebih efisien.Sistem respons pelanggan yang efisien secara langsung menghubungkan kembali perilaku konsumen ke distribusi, produksi, dan rantai persediaan.

Kenyamanan dan kemudahan menggunakan sistem informasi telah meningkatkan biaya penggantian (beban biaya yang dikeluarkan untuk beralih dari satu produk ke produk bersaing), yang menyebabkan pelanggan enggan beralih ke pesaing. Membandingkan metode stockless inventory dengan metode persediaan tepat waktu dan metode pengiriman tradisional. Pada metode persediaan tepat waktu, pelanggan dimungkinkan untuk menekan inventorinya dengan memesan hanya barang-barang yang diperlukan untuk beberapa hari, sedangkan metode stockless inventory memungkinkan mereka untuk mengeliminir inventori secara keseluruhan. Semua kewajiban inventori diserahkan kepada distributor, yang mengelola alur persediaan. Metode stockless inventory merupakan alat yang ampuh untuk “mengunci” paara pelanggan, dengan demikian memberi keuntungan kompetitif kepada pemasok. Sistem informasi juga bisa meningkatkan biaya penggantian dengan membuat layanan dukungan produk dan interaksi lainnya dengan pelanggan secara lebih nyaman dan terpercaya (Vandenbosh dan Dawar, 2002; Chen dan Hitt, 2002).

Manajemen rantai persediaan dan sistem respons pelanggan efisien merupakan dua contoh bagaimana perusahaan digital bisa menjalankan strategi bisnis yang tidak terdapat di perusahaan tradisional. Kedua model sistem itu memerlukan investasi infrastruktur teknologi informasi berbasis jaringan dan perangkat lunak yang sesuai agar data konsumen dan persediaan mengalir lancar antar beragam organisasi. Kedua model strategi itu memperluas efisiensi dari perusahaan perseorangan dan ekonomi secara keseluruhan dengan cara mengarahkan visi ke depan, yaitu ke sistem produksi berdasarkan permintaan, dan semakin melepaskan sistem ekonomi tradisional berdasarkan informasi cepat pembelian pelanggan.

  1. Strategi Level-Perusahaan dan Teknologi Informasi

Suatu perusahaan bisnis biasanya merupakan kumpulan bisnis. Perusahaan terorganisasi secara finansial sebagai suat kumpulan unit bisnis strategis, dan keuntungan perusahaan secara langsung terkait erat dengan kinerja unit bisnis strategis. Sistem informasi bisa menjalankan kinerja keseluruhan dari unti bisnis ini berdasarkan sinergi dan kompetensi intinya. Gagasan mengenai kendali sinergis adalah jika beberapa unti bisa digunakan sebagai input bagi unit lainnya, atau dua organisasi meraup pasar dan keahlian, maka relasi ini dapat menekan biaya dan menghasilkan keuntungan.

Memperluas Kompetensi Inti

Konsep kedua untuk strategi level-perusahaan adalah gagasan mengenai “kompetensi inti”, alasannya adalah bahwa kinerja semua unit bisnis dapat meningkat sejauh unit bisnis tersebut mengembangkan, atau menciptakan inti pusat kompetensi Kompetensi inti adalah aktivitas yang menyebabkan perusahaan menjadi pemimpin kelas dunia. Kompetensi menyebabkan perusahaan menjadi perancang komponen miniatur di dunia, atau layanan pengiriman barang terbaik, atau pabrik membuat film terbaik. Singkatnya, kompetemsi inti bersandar pada; pengetahuan yang dikembangkan bertahun-tahun, dan organisasi penelitian terpercaya atau orang-orang yang mengikuti literatur dan pengetahuan baru lainnya.

Sistem informasi apapun yang melakukan sharing pengetahuan lintas unit bisnis bisa memperluas kompetensi. Sistem seperti ini memperluas kompetensi dan membantu karyawan untuk sadar akan munculnya pengetahuan-pengetahuan baru, juga membantu bisnis untuk mempengaruhi kompetensi yang sudah ada kepada pasar terkait,

  1. Strategi Level-Industri dan Sistem Informasi: Kekuatan-Kekuatan Kompetitif dan Perekonomian Jaringan

            Perusahaan terdiri dari industri, misalnya industi otomotif, telepon, pemancar televisi, dan industri produk perhutanan, dan seterusnya. Pertanyaan strategis yang utama untuk level analis ini adalah, “Bagaimana dan bilamana kita harus berkompetisi dengan yang lainnya dalam industri?” Oleh karena sebagian besar analis strategis menekankan persaingan, maka keuntungan besar bila diperoleh dengan cara bekerja sama dengan perusahaan lain pada industri terkait. Misalnya perusahaan bisa bekerja sama untuk mengembangkan standar baku industri di sejumlah wilayah, mereka bisa bekerja sama membangun costumer awareness, dan secara kolektif dengan pemasok untuk menekan biaya-biaya (Shapiro dan Varian, 1999). Tiga konsep utama analisis strategi pada level industri adalah kemitraan informasi, model kekuatan kompetitif, dan perekonomian jaringan.

Kemitraan Informasi

Perusahaan dapat membentuk kemintraan informasi dan bahkan menghubungkan satu sama lain sistem informasinya utuk mencapai sinergi yang unik. Didalam kemitraan informasi, kedua perusahaan yang saling bermitra bisa menggabungkan kekuatan dengan saling berbagi informasi tanpa secara nyata/fisik bergabung (Konsynski dan MzFarlan, 1990).

Kemitraan seperti ini membantu perusahaan memperoleh akses untuk mendapatkan pelanggan baru, menciptakan peluang-peluang baru untuk penjualan dan penargetan produk. Perusahaan yang telah menjadi pesaing tradisional akan menemukan bahwa aliasi seperti itu sangat menguntungkan kedua belah pihak.

cats-crop3

Model Kekuatan Kompetitif

Menurut model kekuatan kompetitif yang dikemukakan oleh Porter, Seperti digambarkan diatas, Perusahaaan menghadapi sejumlah ancaman dan peluang eksternal : ancaman dari pemain-pemain baru dipasar, tekanan dari produk atau jasa subtitusi, kekuatan penalaran dari para pelanggan, kekuatan penawaran dari para pemasok, dan posisi pesaing industri tradisional (Poter, 1985).

Keuntungan kompetitif bisa diperoleh dengan memperluaskemampuan perusahaan untuk berhadapan dengan pelanggan, pemasok, produk atau jasa subtitusi, dan pemain-pemain baru dipasar, yang berpotensi mengubah keseimbangan kekuatan antara perusahaan dan pesaing lainnya dalam industri terkait.

Suatu contoh kerja sama level-industri bisa ditemukan pada Covisint yang menciptakan pasar elektronik dimana pabrik-pabrik besar pembuat komponen-komponen kendaraan ikut ambil bagian didalamnya. Walaupun General Motor, Vord, dan DaimelerChrysler secara agresif bersaing dalam hal desain , layanan, kualitas, dan harga, mereka bisa meningkatan produktivitas industri dengan cara bekerja bersama menciptakan rantai persediaan terpadu. Hadirnya sistem Covisint memungkinkan semua pemanufaktur dan pemasok untuk berdagang melalui satu situs internet, pemanufaktur tidak perlu membangun sendiri pasar berbasis-web milik mereka.

Dalam era perusahaan digital, model kekuatan kompetitif perlu dimodifikasi. Model tradisional Porter mengasumsikan lingkungan industri yang relatif statis, batasan-batasan industri relatif terlihat secara jelas, dan kumpulan pemasok, pesaing dan pelanggan relatif stabil. Namun dewasa ini perusahaan tidak lagi berpartisipasi dalam satu jenis industri. Sekarang mereka lebih ambil bagian pada suatu “Set Industry” atau kumpulan industri beragam yang saling berhubungan sehingga dihadapkan pada beragam pilihan produk dan jasa (lihat gambar dibawah ini).

cats-crop4

 

Namun demikian, model kekuatan kompetitif tetap merupakan model yang sah untuk penganalisisan strategi, bahkan jika memperhitungkan dampak teknologi internet. Teknologi internet telah mempengaruhi struktur industri dengan memberikan teknologi yang mempermudah para pesaing untuk berkompetisi dalam hal harga dan para pemain baru pada pasar. Keuntungan juga makin berkurang karena internet secara dramatis meningkatan informasi yang tersedia bagi para pelanggan dalam hal perbandingan harga, dengan demikian meningkatkan kekuatan penawaran mereka. Walaupun internet bisa memberikan keuntungan, misalnya pengadaan saluran-sauran baru bagi pelanggan konsumen dan efisiensi pengoperasian baru, namun perusahaan tidak bisa mendapatkan keuntungan kompetitif kecuali mereka mengintegrasikan fungsi-fungsi internet ke dalam strategi dan operasional mereka secara keseluruhan.Dalam era internet, kekuatan-kekuatan kompetitif tradisional masih tetap bekerja, namun persaingan menjadi lebih intens (Porter, 2001).

 

Perekonomian Jaringan

Konsep strategis ketiga yang juga bermanfaat pada level-industri  adalah perekonomian jaringan. Dalam ekonomi tradisional-perekonomian pabrik dan pertanian-produksi mengalami penurunan laba. Semakin banyak sumber yang digunakan untuk produksi, semakin rendah perolehan keuntungannya, sampai tercapai satu titik dimana input-input tambahan tidak lagi menghasilkan output tambahan. Ini adalah hukum penurunan laba, dan menjadi dasar bagi sebagian besar perekonomian modern.

Dalam beberapa keadaan, hukum laba tidak berlaku . Misalnya, didalam suatu jaringan, biaya yang dikeluarkan untuk menambah partisipan lainnya adalah nol, sebaliknya keuntungan yang diperoleh bisa semakin besar. Semakin banyak jumlah pelanggan pada sistem telepon, atau internet, semakin besar nilai bagi semua partisipan. Mengoperasikan stasiun pemancar televisi dengan 1000 pelanggan ketimbang dengan 10 juta pelanggan, bukan lagi hal yang mahal untuk dilakukan. Dan jumlah komunitas orang-orang yang tergabung semakin bertambah, sebaliknya biaya penambahan anggota baru tidak diperlukan.

Dari perspektif perekonomian jaringan ini, teknologi informasi bisa berguna secara strategis. Situs-situs internet dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk membangun pelanggan berpola “komunitas pengguna” yang ingin berbagi pengalaman. Hal ini bisa menciptakan loyalitas pelanggan dan kesenangan, da membangun ikatan unik dengan pelanggan. Ebay, situs lelang online raksasa dan iVillage, komunitas online untuk wanita adalah contoh hal tersebut. Kedua bisnis itu didasarkan pada jaringan dari jutaan pengguna dan kedua perusahaan memanfaatkan web dan alat komunikasi internet untuk membangun komunitas.

  1. Memanfaatkan Sistem Demi Keuntungan Kompetitif: Pokok-Pokok Manajemen

Sistem informasi strategis sering mengubah organisasi termasuk produk-produk, jasa, prosedur pengoperasiannya, mengendalikan organisasi menuju ke pola-pola perilaku yang baru. Pemanfaatan teknologi untuk mendapatkan keuntungan strategis memerlukan perencanaan dan pengelolaan yang cermat. Manajer yang berminat dalam hal pemanfaatan sistem informasi untuk mendapatkan keuntungan kompetitif perlu menjalankan analisis sistem strategis. Bagian Alat Bantu Manajer diuraikan sejumlah pokok analisis tersebut.

Mengelola Peralihan Strategis

Pengadaptasian dari beragam sistem strategis yang diuraikan pada bab ini umumnya memerlukan perubahan sasaran bisnis, relasi dengan pelanggan dan pemasok, operasi internal, dan arsitektur informasi. Perubahan-perubahan sosio-teknis ini, yang mempengaruhi unsur-unsur sosial dan teknis dari organisasi, bisa dianggap sebagai peralihan strategis-suatu perpindahan antar level sistem sosio-teknis.

Perubahan-perubahan seperti ini sering mengaburkan batasan-batasan organisasi, baik eksternal maupun internal. Pemasok dan pelanggan harus terhubung erat dan bisa berbagi masing-masing kewajiban. Misalnya, dalam sistem inventori stockless dari Baxter diasumsikan bahwa Baxter memiliki kewajiban untuk mengelola inventori pelanggan (Jonhston dan Vitale, 1988). Manajer perlu merencanakan proses bisnis baru untuk mengkoordinasi aktivitas perusahaannya dengan pelanggan, pemasok, dan organisasi lainnya.

Teknologi informasi menyediakan alat bantu bagi para manajer untuk menyelesaikan baik peran baru maupun peran tradisionalnya, memampukan manajer untuk memonitor, merencanakan, dan memprediksi dengan lebih tepat dan cepat untuk merespons dengan cepat perubahan lingkungan bisnis. Menemukan cara dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif pada bisnis, perusahaan, dan level-industri merupakan tanggung jawab kunci bagi manajemen. Sebagai tambahan untuk identifikasi proses bisnis, kompetensi inti, dan hubungan dengan yang lain didalam industri yang dapat ditingkatkan dengan teknologi informasi, para manajer harus mengawasi perubahan sosio –teknis yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem strategis.

Masing-masing organisasi mempunyai konstelasi untuk sistem informasi yang berasla dari interaksinya dengan teknologi informasi. Teknologi informasi zaman ini dapat mendorong ke arah efisiensi dan perubahan utama organisasi dengan mengurangi iaya-biaya agensi dan biaya transaksi dan bisa juga menjadi sumber keuntungan kompetitif. Pengembangan sistem strategis biasanya memerlukan perubahan luas di dalam struktur organisasi, kultur, dan proses bisnis. Perubahan-perubahan tersebut sering menghadapi perlawanan.

Teknologi informasi menawarkan cara-cara baru untuk mengorganisasi kerja dan menggunakan informasi yang dapat meningkatkan kekayaan serta mempertahankan kelangsungan organisasi. Teknologi dapat digunakan untuk membedakan produk yang ada, menciptakan produk dan jasa yang baru, memelihara kompetensi inti, dan mengurangi biaya operasional. Pemilihan teknologi yang sesuai untuk strategi kompetitif perusahaan merupakan keputusan kunci.

Bisnis bisa menggunakan sistem informasi strategis untuk memperkuat posisi di antara para pesaing. Sistem seperti ini mengubah sasaran oranisasi , proses bisnis, produk, jasa, atau relasi dengan lingkungan, sehingga membawa kepada bentuk-bentuk perilaku baru. Sistem informasi bisa digunakan untuk mendukung strategi pada level bisnis, perusahaan, dan industri. Pada strategi level bisnis, sistem informasi bisa digunakan untuk membantu perusahaan menjadi produser barang berharga murah, membedakan produk dan jasa, atau melayani. Sistem infomasi juga  bisa digunakan utntuk “mengunci” pelanggan dan pemasok menggunakan aplikasi manajemen rantai persediaan. Analisis rantai nilai berguna pada level bisnis untuk menggarisbawahi aktivitas tertentu dalam bisnis dimana sistem informasi memperoleh dampak strategis.

Pada level perusahaan, sistem informasi bisa digunakan untuk memperoleh efisiensi dengan cara mengikat semua pengoperasian unit bisnis sehingga bisa berfungsi secara keseluruhan atau dengan cara menyediakan wadah untuk berbagi informasi pengeahuan lintas bisnis. Pada level industri, sistem bisa memberi keuntungan kompetitif dengan cara memfasilitasi kerja sama dengan perusahaan lainnya didalam indusri, menciptakan konsorsium atau komunitas untuk berbagi informasi, tukar-menukar transaksi, atau mengkoordinasi aktivitas. Moel kekuatan kompetitif, kemitraan informasi, dan perekonomian jaringan adalah konsep-konsep yang berguna untuk mengidentifikasi peluang-peluan strategis bagi sistem pada level-industri.

 

 

Daftar Pustaka :

Laudon, Kenneth C; Jane P. Laudon.2005.Sistem Informasi Manajemen :

          Mengelola Perusahaan Digital.Penerbit Andi : Yogyakarta

(http://dhanialfitra.wordpress.com/2009/06/17/sistem-informasi-organisasi-dan-strategi/

(http://agusfirnanda.blogspot.com/2011/10/bab-3-sistem-informasi-organisasi-dan.html

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB 3

PENUTUP

 

Sistem informasi dan organisasi sebagai tempat penerapannya saling berinteraksi dan berpengaruh satu sama lain. Ssistem informasi mempengaruhi struktur organisasi, sasaran, rancangan kerja, nilai-nilai, persaingan antara kelompok-kelompok terkait, pengambilan keputusan, dan perilaku organisasi. Pada saat bersamaan, sistem informasi harus dirancang untuk dapat melayani kebutuhan-kebutuhan kelompok-kelompok penting dalam organisasi dan aka dibentuk oleh struktur, tugas, sasaran, kultur, politik, dan manajemen organisasi. Teknologi informasi bisa menekan biaya transaksi dan agensi, dan perubahan-perubahan seperti ini telah diperluas di dalam organisasi dengan menggunakan internet. Departemen sistem informasi merupakan unit formal dalam organisasi yang bertanggung jawab atas fungsi sistem informasi organisasi. Karakteristik organisasional dan keputusan manajerial menentukan peran sesugguhnya dari kelompok tersebut.

 

 

 

 

 

Advertisements